Suunnittele ja ennakoi 

Tavoitteista konkretiaan – asiakaslähtöisesti 

Toiminnan suunnittelu perustuu työterveysyhteistyössä todennettuihin, työpaikkakohtaisiin mielenterveyden tuen tarpeisiin ja niistä johdettuihin tavoitteisiin. Tavoitteiden asettamisen pohjalta pohditaan ne käytännön toimenpiteet ja keinot, joilla tavoitteet voidaan saavuttaa. 

Toimenpiteiden tulee olla konkreettisia ja selkeitä – sellaisia, että ne voidaan toteuttaa käytössä olevilla resursseilla ja sovitulla aikataululla. 

Suunniteltujen toimenpiteiden ymmärrettävyys työterveysyhteistyön kaikille toimijoille on tärkeää:

• miksi nämä toimet ovat tarpeen
• mitä niillä tavoitellaan
• miten ne käytännössä toteutetaan
• kuka niistä vastaa
  

Suunnittelussa hyödynnetään yhteistyössä kertynyttä tietoa monipuolisesti, esimerkiksi tehdyt riskienarvioinnit, työpaikkaselvitykset ja työhyvinvointikyselyt. Suunnitteluun osallistetaan myös työntekijät tai heidän edustuksensa. Kun kyseessä on pieni työpaikka, toiminnan suunnittelussa huomioidaan myös yrittäjän oma mielen hyvinvointi ja jaksaminen, ja mietitään yhdessä keinot sen tukemiseksi.  

Suunnittelussa korostuu asiakaslähtöisyys ja molempien yhteistyön osapuolten aktiivisuus.  

Työpaikan toimijat tuovat aktiivisesti esille omia näkemyksiään, havaintojaan ja ehdotuksiaan.  Työterveyshuollon toimijat syventyvät juuri kyseisen työpaikan mielen hyvinvoinnin tilanteeseen, jotta myös toimenpiteet määritellään työpaikan tarpeiden, ei valmiiden konseptien mukaisesti.  

Suunnittelussa kannattaa hyödyntää työpaikan vuosikelloa, tai luoda yhteistyössä sellainen mielen hyvinvoinnin tukemiseksi. Vuosikelloon voidaan hahmotella jo olemassaolevaa toimintaa, sekä myös toimintaa, jota tarvitaan tai jota halutaan tehdä näkyväksi. 

Moniammatillisuus mukaan suunnitteluun  

Kun yhteistyössä halutaan tukea mielen hyvinvointia ja erityisesti silloin, kun työn tekemisessä korostuvat psykososiaaliset kuormitustekijät, toiminnan suunnittelussa hyödynnetään työterveyspsykologin osaamista. Työterveyspsykologilla on paras näkemys siihen, kuinka yhteistyössä esille nousseita kuormitustekijöitä voidaan hallita ja mihin toimintaa kannattaa erityisesti suunnata – esimerkiksi mielen haasteiden ennaltaehkäisyyn ongelmien ratkomisen sijaan.  

Satsaus työterveyspsykologin asiantuntemukseen yhteistyön tässä vaiheessa säästää jatkossa itse toiminnassa ja sen kuluissa. Ellei työterveyspsykologin osallistuminen toimintasuunnitelman laatimiseen ole käytännössä mahdollista, ennen toimintasuunnitelmapalaveria tapahtuva vuoropuhelu työterveyshuollon asiakasvastuullisen tiimin kesken edesauttaa suunnittelua.  

Tarkistuslista mielenterveyttä tukevan toiminnan suunnitteluun

• Suunnittelu perustuu yhdessä asetettuihin, työpaikkakohtaisiin tavoitteisiin 
• Suunnittelussa on hyödynnetty yhteistyössä kertynyttä tietoa laajasti, myös työpaikalta kertynyttä tietoa.  
• Työntekijät on osallistettu heitä koskevan toiminnan suunnitteluun.
• Suunnittelussa  on hyödynnetty työterveyspsykologin osaamista.
• Pienissä yrityksissä toiminnan suunnittelussa on huomioitu myös yrittäjän oma hyvinvointi.
• Molemmat osapuolet osallistuvat aktiivisesti suunnitteluun. 
• Suunnitellut toimenpiteet on kirjattu, priorisoitu ja aikataulutettu.

Ennaltaehkäisyn huomiointi  

Mielenterveyttä tukevan toiminnan suunnittelussa on tärkeää huomioida mielen haasteiden ennaltaehkäisyn näkökulma. Mikäli toimintaa suunnitellaan ainoastaan jo syntyneiden ongelmien ratkomiseksi, voi ennaltaehkäisy unohtua. Tällöin toiminta painottuu reaktiiviseksi.

Ongelmien ennaltaehkäisy on vaikuttavampaa kuin jo syntyneiden ongelmien ratkominen. 

Ennaltaehkäisevien toimenpiteiden suunnittelun keskiössä ovat yhteistyössä kertyneet tiedot työpaikan kuormitus- ja voimavaratekijöistä. Ellei näitä ole kartoitettu, on ennaltaehkäisy haasteellista. Toimenpiteet voivat olla sattumanvaraisia eivätkä vastaa todellisiin tarpeisiin. Kun kuormitustekijät ja voimavarat tiedostetaan, on yhdessä helpompi pohtia, mitä näille yhteistyössä kannattaa tehdä.  

On tärkeää, että työntekijät ja esihenkilöt osallistetaan ennaltaehkäisevän toiminnan suunnitteluun, koska he tuntevat parhaiten työn sekä työympäristön.  Myös työsuojelun toimijat kannattaa ottaa mukaan ja hyödyntää näin myös heille kertynyttä tietoa ja osaamista.  

Voimavarat ja niiden vahvistaminen 

Aina kuormitustekijöitä ei voida poistaa. Silloin kannattaa pohtia, miten hyvin toimivia, mielenterveyttä tukevia asioita työpaikalla ylläpidetään ja lisätään. Kuormitustekijöihin vastataan voimavarojen varassa. Jotta voimavaroja voidaan vahvistaa, täytyy ne ensin tunnistaa. Vasta tämän jälkeen voidaan edetä suunnittelemaan, kuinka niitä yhteistyön toimin ylläpidetään ja vahvistetaan. Mitä toimenpiteitä tarvitaan? Kuka niistä vastaa ja miten ne aikataulutetaan? 

Työpaikan voimavarat kannattaa huomioida myös yhteistyön eri prosesseissa ja toiminnoissa. Näitä ovat esimerkiksi:  

• varhaisen tuen keskustelut työpaikalla 
• työterveysneuvottelut, terveystarkastukset 
• työpaikkaselvitykset  

Tuleekin pohtia, kuinka voimavarat tulevat systemaattisesti huomioiduksi niissä ja mihin toimenpiteisiin ne suunnitelmallisesti johtavat. Kysytäänkö voimavaroista? Kirjataanko ne ylös? Entä suunnitelma niiden ylläpitämiseksi ja lisäämiseksi? Seurataanko suunnitelman toteutumista?  

Työyhteisötason toimenpiteet yksilötoimenpiteiden rinnalle 

Mielenterveyttä tukevien toimenpiteiden suunnittelussa kannattaa muistaa työyhteisön tuen näkökulma niin haasteiden ennaltaehkäisyssä kuin niiden ratkaisemisessa.  Työyhteisötason toimenpiteiden suunnittelun perustana ovat kartoitetut ja yhteistyössä esille nousseet tiedot työntekijöiden hyvinvoinnista ja työympäristöstä.  

Suuntaamalla mielenterveyttä tukevaa toimintaa työyhteisö- ja työympäristötasolle saavutetaan yksilöä laajempia vaikutuksia.

Joskus käy toki niinkin, että kokeiltaessa yksilötason ratkaisuja huomataan toimenpiteiden hyödyttävän muitakin työyhteisössä, ja hyväksi havaittua toimintatapaa aletaan levittää.  

Työyhteisötason toiminnan suunnittelussa korostuu haasteiden ennaltaehkäisyn merkitys. Ennaltaehkäisyllä tarkoitetaan tässä yhteydessä sitä, kuinka toimivia arkikäytäntöjä tuetaan ennen kuin haasteita ehtii syntyä. 

Tarkistuslista 

Ennaltaehkäisy 

• Psykososiaalisten kuormitustekijöiden riskienarviointi ja työpaikkaselvitys on tehty.
• Yhteistyössä on huolehdittu, että työpaikkaselvityksen suositellut jatkotoimenpiteet ja suunniteltu seuranta toteutuvat. 
• Työterveyspsykologin osaamista on hyödynnetty ennaltaehkäisevien toimien suunnittelussa.
• Voimavarat on kartoitettu ja kirjattu ylös, ja niitä suunnitelmallisesti ylläpidetään ja lisätään vastapainoksi, jos kuormitustekijät eivät ole poistettavissa tai vähennettävissä riittävästi.
• Työntekijät, työsuojelu ja esihenkilöt on osallistettu ennaltaehkäisevän toiminnan suunnitteluun. 
• Toimintasuunnitelmasta löytyvät konkreettiset toimenpiteet ennaltaehkäisyyn ja näiden toimenpiteiden vaikuttavuutta seurataan. 

Voimavarojen huomiointi

• Voimavarat on yhteistyössä kartoitettu ja kirjattu ylös.  
• Suunnitelma voimavarojen ylläpitämiseksi ja lisäämiseksi on tehty, ja yhteistyössä mietitty konkreettiset toimenpiteet.  
• Voimavarat ja niiden vahvistaminen huomioidaan yhteistyön eri prosesseissa, esimerkiksi terveystarkastuksissa ja työkyvyn tuen prosesseissa. 
• Voimavarojen lisäämiseksi suunniteltujen toimenpiteiden vaikuttavuutta seurataan. 

Työyhteisötason toiminnan suunnittelu  

• Mielenterveyden tuen tarpeet, voimavarat sekä toimivat arkikäytännöt työyhteisö- ja työympäristötasolla on kartoitettu ja kirjattu ylös. 
• Hyvin toimivia käytäntöjä jaetaan ja parannellaan suunnitelmallisesti. 
• Työyhteisöt on osallistettu suunnitteluun ja ideointiin. 
• Konkreettiset toimenpiteet työyhteisön mielenterveyden tukemiseksi ja voimavarojen vahvistamiseksi kirjataan toimintasuunnitelmaan, samoin suunniteltu seuranta. 

Arjessa suuri osa mielenterveyttä tukevasta toiminnasta on esihenkilöiden työtä. Esihenkilötyöhön kuuluvat esimerkiksi työn sujuvuuden edistäminen, varhaisen tuen keskustelut sekä haasteiden ilmetessä yhteistyö työterveyshuollon kanssa.   

Voidakseen toteuttaa heille kuuluvaa työtä, esihenkilöt tarvitsevat työhönsä 

• konkreettisia työkaluja 
• tukea ja opastusta näiden työkalujen käyttöön
• tukea omaan jaksamiseensa 

Toiminnan suunnittelussa on tärkeää sekä huomioida esihenkilöt että ottaa heidät suunnitteluun mukaan. Esihenkilötyön tuen tarpeita sekä jaksamista voidaan kartoittaa yhteistyössä eri keinoin. Yksi keino on toteuttaa esihenkilöille oma työpaikkaselvitysprosessi, josta johdetaan tarvittavat toimenpiteet. Myös esihenkilöiden koulutustarpeita tulee kartoittaa systemaattisesti, jotta tiedettäisiin, minkälaista osaamista he työhönsä kaipaavat esimerkiksi mielen hyvinvoinnin osalta.  

Mielen tukemiseksi esihenkilötyössä käytettävät työkalut, suunnitelma niiden käytön opastamiseksi sekä käytön seuraamiseksi kirjataan toimintasuunnitelmaan. Suunnitelmaan kirjataan myös, millä yhteistyön toimenpiteillä esihenkilötyötä tuetaan sekä miten esihenkilöiden omaa jaksamista seurataan. 

Esimerkki
Hyvä työ, parempi mieli -koulutuskokonaisuus esihenkilöille  

Työpaikalla haluttiin panostaa esihenkilöiden tukeen ja heidän jaksamiseensa. Taustalla oli näkemys siitä, että esihenkilötyöllä ja johtamiskulttuurilla on suuri merkitys työntekijöiden ja koko työyhteisön hyvinvoinnille. Yhteistyössä oli todettu myös tarve tukea työntekijöitä työn psykososiaalisessa kuormituksessa.

Esihenkilötyön tuen tarpeiden määrittelemiseksi esihenkilötyöhön ja johdolle toteutettiin oma suunnattu työpaikkaselvitys.  Selvityksessä esille nousseisiin asioihin pohjautuen esihenkilöille suunniteltiin ja toteutettiin ‘Hyvä työ, parempi mieli’ -koulutuskokonaisuus. Työterveyshuolto osallistui suunnitteluun sekä toteutti osan koulutuksista. Yhteistyössä sovittiin myös koulutuskokonaisuuden vaikuttavuuden seurannasta.  

Koulutuskokonaisuuden tavoitteena oli rohkaista esihenkilöitä toimimaan aktiivisesti mielen hyvinvoinnin hyväksi arjen johtamistyössä ja työkykyongelmien ilmetessä, sekä antaa keinoja toimia mielenterveyttä edistävästi. Koulutus sisälsi osioita mm. puheeksiottotaidoista, arjen havainnoinnista ja yhteisöllisyyden lisäämisestä sekä työn merkityksestä kuntouttavana tekijänä.  

Esimerkki  

Mielen hyvinvoinnin tarjotin 

Työterveysyhteistyössä haluttiin lähteä kokoamaan yhteistyön toimenpide- ja keinovalikoimaa mielen hyvinvoinnin tukemiseksi ‘yksiin kansiin’. Tavoitteena oli tämän pohjalta luoda konkreettinen työkalu työntekijöiden, esihenkilöiden, työsuojelun, HR:n ja työterveyshuollon toimijoiden tueksi.

Olemassa olevan toiminnan ja keinovalikoiman  hahmottaminen aloitettiin jäsentelemällä niitä taulukkomalliseen matriisiin. Samalla kartoitettiin niitä yhteistyön toimenpiteitä ja työkaluja, joita vielä tarvitaan tai joita halutaan edelleenkehittää.

Työpaikan esihenkilöitä osallistettiin toimenpiteiden kokoamis- ja suunnittelutyöhön - miltä olemassaoleva keinovalikoima näyttää, mitä halutaan selkiyttää ja mitä vielä tarvitaan esihenkilöiden kokemusten ja näkemysten pohjalta. Myös työpaikan työsuojelun toimijat olivat aktiivisesti kehittämistyössä mukana.  

Kokoamis- ja suunnittelutyön jälkeen matriisista luotiin sähköinen työkalu (‘työhyvinvointitarjotin’). Tarjottimelta valitaan ensin käyttäjän rooli, jonka mukaisesti käyttäjä saa etenemisehdotuksia, työkaluja ja tukimuotoja nähtävilleen sen mukaan, minkälainen haaste on kyseessä. Matriisia sekä virtuaalista työkalua päivitetään säännöllisesti ja sitä hyödynnetään esim. perehdytyksessä.  

Työkyvyn tuen toimintamallien suunnittelu yhdessä esihenkilöiden kanssa 

Esihenkilöiden vastuulle kuuluu työpaikan työkyvyn tuen toimintamallissa määriteltyjen tapojen mukaan toimiminen. Työkyvyn tuen toimenpiteitä työpaikalla ovat esimerkiksi varhaisen tuen keskustelut ja  muokatusta työstä sopiminen. Malliin kirjataan sovitut toimenpiteet työntekijöiden työkyvyn tukemiseksi myös mielen hyvinvoinnin asioissa.  Suunnittelun pohjana ovat työpaikan yksilölliset tarpeet sekä yhteinen keskustelu sovittavista käytännöistä. Malleja käyttävät henkilöt osallistetaan suunnitteluun, ja niiden toimivuutta testataan ja seurataan.  

Mikäli työkyvyn tuen toimintatavat mielen hyvinvoinnin osalta eroavat yleisesti suunnitelluista toimintatavoista, on ne hyvä avata toimintasuunnitelmaan. Joillakin työpaikoilla esimerkiksi puheeksioton hälytysrajat mielenterveyskoodeilla kirjoitetuissa sairauspoissaoloissa ovat alhaisemmat kuin muissa diagnooseissa. Näin kynnys puheeksiottoon on matalampi. Tällä pyritään entistä varhaisempaan työntekijän tukeen. 

Mielenterveyden tukemiseksi suunniteltujen työkyvyn tuen toimintatapojen toteutumista seurataan yhteistyössä, esimerkiksi sitä, toteutuvatko varhaisen tuen keskustelut ja korvaavan työn suositukset ja mitä jatkotoimenpiteitä niistä on seurannut. Tämä on osa tukitoimien vaikuttavuuden seurantaa.  

Esihenkilö-työterveyshuolto-yhteistyön suunnittelu 

Tiivis, toimiva yhteistyö esihenkilöiden ja työterveyshuollon toimijoiden kesken on tärkeää niin työntekijöiden kuin esihenkilöiden oman mielenterveyden ja jaksamisen tukemiseksi. Se on keskeinen osa mielenterveyden haasteiden ennaltaehkäisyä ja varhaista reagointia mahdollisiin haasteisiin.  

Yhteistyössä sovitaan selkeistä ja konkreettisista yhteydenpitotavoista, esimerkiksi siitä, kuinka työterveyshuolto seuraa esihenkilöiden jaksamista ja tiimien toimintaa. Toimiva ja säännöllinen yhteydenpito tuottaa tärkeää tietoa siitä, miten työpaikalla voidaan.  Toimintatavoissa sovitaan myös, kuinka työpaikalla ilmenevät asiat ja ongelmatilanteet hoidetaan - missä asioissa on syytä ottaa yhteys työterveyshuoltoon, ja mitkä asiat ovat sellaisia, jotka hoidetaan työpaikalla. Työterveyshuollon tehtävänä on tukea työyhteisön toimintaa työpaikan omien tukitoimien ohessa. Työterveysneuvottelujen osalta sovitaan niinikään selkeistä toimintakäytännöistä.  

Toimintatavat kirjataan ylös, myös se kuka mistäkin toiminnasta vastaa.  Tämä selkiyttää eri toimijoiden rooleja sekä vastuita. Myöskään toimintatapoihin perehdyttämisen suunnitelmaa ja sen kirjaamista ei sovi unohtaa. Yhteistyössä on hyvä pohtia myös sitä, kuinka työterveyshuollon toimijat tulevat tutuiksi uusille esihenkilöille.  

Tarkistuslista esihenkilötyön suunnitteluun 

Esihenkilötyö sekä sen tarvitsema tuki 

• Esihenkilötyö sekä esihenkilöiden tarvitsema tuki  on huomioitu toimintasuunnitelmassa. 
• Esihenkilöt on otettu mukaan heitä koskevan toiminnan suunnitteluun. 
• Työterveysyhteistyössä on määritelty ne konkreettiset toimintatavat, joilla esihenkilötyötä ja esihenkilöiden jaksamista seurataan ja tuetaan
• Esihenkilöiden tarvitsemat työkalut, niiden käytön opastus sekä työkalujen toimivuuden seuranta on kirjattu toimintasuunnitelmaan.  

Työkyvyn tuen toimintatavat esihenkilötyössä 

• Työkyvyn tuen toimintamallit on laadittu työpaikkakohtaisesti ja niitä käyttävät henkilöt osallistaen. 
• Työkyvyn tuen toimintatavoista mielenterveyden asioissa on sovittu. 
• Mallien mukaisen toiminnan seurannasta ja arvioinnista on sovittu.
• Mallien käytön suunnittelussa on huomioitu uusien työntekijöiden perehdytys mallien käyttöön sekä osaamisen päivittäminen mallien käytössä. 

Esihenkilö-työterveyshuolto-yhteistyö

• Esihenkilö-työterveyshuolto yhteistyön toimintatavat ovat yhdessä sovitut, selkeät ja toimintasuunnitelmaan kirjatut (keneen otetaan yhteys ja miten; milloin, ja minne asiat kirjataan) 
• Yhteistyössä on sovittu siitä, kuinka työterveyshuollon asiakasvastuullinen tiimi seuraa esihenkilöiden jaksamista ja tiimien kuulumisia. 
• Työterveysneuvottelujen toimintakäytännöt ovat selkeät ja ylöskirjatut 
• Yhteistyössä on sovittu ja kirjattu, kuinka työterveyshuollon henkilöt tulevat uusille esihenkilöille tutuiksi, ja kuinka uudet esihenkilöt perehdytetään sovittuihin toimintatapoihin.  

Työkyvyn tuki, Työterveyslaitos 

Varhainen tuki on osa työterveysyhteistyötä
Työterveysyhteistyön keinoin parempaan työkykyjohtamiseen -oppimateriaali, Työterveyslaitos