Planera och förutse 

Från mål till konkretion – på ett kundorienterat sätt 

Planeringen av verksamheten grundar sig på arbetsplatsspecifika behov för stödjande av psykisk hälsa som konstaterats i företagshälsovårdssamarbetet och de mål som härrör från dem. Utgående från målsättningen övervägs med vilka praktiska åtgärder och medel målen kan uppnås. 

Åtgärderna ska vara konkreta och tydliga – så att de kan förverkligas med tillgängliga resurser och enligt överenskommen tidtabell. 

Det är viktigt att de planerade åtgärderna är förståeliga för alla aktörer inom företagshälsovårdssamarbetet:

• Varför är åtgärderna nödvändiga? 
• Vad försöker man uppnå med dem? 
• Hur förverkligas de i praktiken? 
• Vem ansvarar för dem?

I planeringen används informationen som inhämtas inom samarbetet på ett mångsidigt sätt, till exempel utförda riskbedömningar, arbetsplatsutredningar och arbetshälsoenkäter. Även arbetstagarna eller deras representanter deltar i planeringen. I planeringen av verksamheten på en liten arbetsplats beaktas också företagarens eget psykiska välbefinnande och ork, och man funderar tillsammans på sätt för att stödja den.  

Ett kundorienterat förhållningssätt och båda parters aktivitet i samarbetet betonas i planeringen.  

Arbetsplatsens aktörer framför aktivt sina egna synpunkter, iakttagelser och förslag.  Företagshälsovårdens aktörer fördjupar sig i den aktuella arbetsplatsens situation gällande psykiskt välbefinnande, så att åtgärderna också bestäms enligt arbetsplatsens behov och inte enligt färdiga koncept.  

I planeringen lönar det sig att använda arbetsplatsens årsklocka, eller att skapa en sådan inom samarbetet för att stödja psykiskt välbefinnande. Årsklockan kan åskådliggöra redan befintlig verksamhet samt verksamhet som behövs eller som man vill synliggöra. 

Multiprofessionalitet med i planeringen  

När man i samarbetet vill stödja psykiskt välbefinnande, och särskilt när psykosociala belastningsfaktorer betonas i arbetet, används företagspsykologens kunnande i planeringen av verksamheten. En företagspsykolog har bäst insikt i hur de belastningsfaktorer som framkommit inom samarbetet kan hanteras och var det särskilt lönar sig att rikta verksamheten – till exempel att förebygga psykiska problem istället för att lösa problemen.  

Att satsa på företagspsykologens sakkunskap i detta skede av samarbetet sparar i framtiden i själva verksamheten och dess kostnader. Om en företagspsykologs medverkan i utarbetandet av verksamhetsplanen inte är praktiskt möjlig, kan en dialog bland företagshälsovårdens kundansvariga team före mötet om verksamhetsplanen hjälpa i planeringsarbetet.  

Checklista för planering av verksamhet som stöder psykisk hälsa

• Planeringen grundar sig på gemensamt uppsatta arbetsplatsspecifika mål. 
• I planeringen har man på ett omfattande sätt använt information som samlats in inom samarbetet, även information från arbetsplatsen.   
• Arbetstagarna är delaktiga i planeringen av den verksamhet som berör dem.
• Företagspsykologens kunnande har använts i planeringen.
• I små företag beaktas även också företagarens eget välbefinnande i planeringen av verksamheten.
• Båda parter deltar aktivt i planeringen. 
• De planerade åtgärderna har dokumenterats, prioriterats och tidsplanerats.

Beaktande av förebyggande verksamhet 

I planeringen av verksamhet som stöder psykisk hälsa är det viktigt att beakta psykiska problem ur ett förebyggande perspektiv. Om verksamheten planera enbart för att lösa problem som redan uppstått kan förebyggande verksamhet lätt glömmas bort. Då fokuseras verksamheten på reaktiva åtgärder.

Att förebygga problem är mera verkningsfullt än att lösa problem som redan har uppstått. 

Centralt för planeringen av förebyggande åtgärder är den information som inhämtas inom samarbetet gällande arbetsplatsens belastnings- och resursfaktorer. Om dessa inte har kartlagts är det svårt att förebygga. Åtgärderna kan vara slumpmässiga och svarar inte mot verkliga behov. När man är medveten om belastningsfaktorerna och resurserna är det lättare att tillsammans reflektera över vad som ska göras med dem inom samarbetet.  

Det är viktigt att arbetstagarna och cheferna är delaktiga i planeringen av förebyggande verksamhet, eftersom de känner arbetet och arbetsmiljön bäst.  Det lönar sig också att ta med aktörer inom arbetarskyddet och därmed också använda den kunskap och kompetens som de inhämtat.  

Resurser och stärkandet av dem 

Belastningsfaktorerna kan inte alltid avlägsnas. Då lönar det sig att reflektera över hur man upprätthåller och ökar välfungerande saker som stöder psykisk hälsa på arbetsplatsen. Belastningsfaktorerna besvaras utgående från resurserna. För att kunna stärka resurserna måste de först identifieras. Först efter detta kan man gå vidare med att planera hur man ska upprätthålla och stärka dem genom samarbetet. Vilka åtgärder behövs? Vem ansvarar för dem och hur tidsplaneras de? 

Det lönar sig också att beakta arbetsplatsens mentala resurser inom samarbetets olika processer och funktioner. De är till exempel:  

• samtal för tidigt stöd på arbetsplatsen 
• nätverkssamtal, hälsoundersökningar
• arbetsplatsutredningar.  

Man bör därför reflektera över hur resurserna systematiskt ska beaktas i processerna och vilka åtgärder de leder till på ett planmässigt sätt. Frågar man om resurserna? Dokumenteras de? Hur är det med en plan för hur de ska upprätthållas och ökas? Följer man upp förverkligandet av planen?

Åtgärder på arbetsgemenskapsnivå vid sidan av individuella åtgärder 

I planeringen av åtgärder för att stödja psykisk hälsa lönar det sig att komma ihåg arbetsgemenskapens perspektiv både för att förebygga problem och för att lösa dem.  Grunden för planeringen av åtgärder på arbetsgemenskapsnivå är den information om arbetstagarnas välbefinnande och arbetsmiljö som kartlagts och framkommit inom samarbetet.  

Genom att rikta verksamhet som stöder psykisk hälsa till arbetsgemenskaps- och arbetsmiljönivå uppnås effekter som är mer omfattande än på individnivå.

Ibland händer det förstås också att när man prövar lösningar på individnivå märker man att åtgärderna gynnar även andra i arbetsgemenskapen, och man börjar sprida verksamhetssättet som upptäckts vara bra.  

Vikten av att förebygga problem betonas i planeringen av verksamhet på arbetsgemenskapsnivå. Med förebyggande avses i I detta sammanhang stöd av fungerande vardagliga rutiner innan problem hunnit uppstå. 

Checklista 

Förebyggande

• En riskbedömning av psykosociala belastningsfaktorer och en arbetsplatsutredning är gjord.
• Inom samarbetet har man säkerställt att de fortsatta åtgärderna som rekommenderas i arbetsplatsutredningen och den planerade uppföljningen förverkligas. 
• Företagspsykologens kunnande har använts vid planeringen av förebyggande åtgärder.
• De mentala resurserna är kartlagda och dokumenterade, och de upprätthålls systematiskt och utökas som motvikt till belastningsfaktorerna om dessa inte kan avlägsnas eller minskas tillräckligt.
• Arbetstagarna, arbetarskyddet och cheferna har varit delaktiga i planeringen av den förebyggande verksamheten. 
• Konkreta åtgärder för förebyggande åtgärder finns i verksamhetsplanen och åtgärdernas verkningsfullhet följs upp. 

Beaktande av resurserna

• Resurserna är kartlagda och dokumenterade inom samarbetet.   
• En plan för att upprätthålla och öka resurserna har gjorts och konkreta åtgärder har planerats inom samarbetet.  
• Resurserna och stärkandet av dem beaktas i samarbetets olika processer, till exempel i hälsoundersökningar och processer för att stödja arbetsförmågan. 
• De planerade åtgärdernas verkningsfullhet för att öka resurserna följs upp. 

Planering av verksamhet på arbetsgemenskapsnivå  

• Behovet av att stödja psykisk hälsa, resurser och fungerande vardagsrutiner på arbetsgemenskaps- och arbetsmiljönivå har kartlagts och dokumenterats. 
• Väl fungerande rutiner delas och förbättras på ett systematiskt sätt.  
• Arbetsgemenskaperna är delaktiga i planeringen och framtagningen av idéer. 
• Konkreta åtgärder för att stödja arbetsgemenskapens psykiska hälsa och stärka resurserna dokumenteras i verksamhetsplanen, liksom den planerade uppföljningen. 

I vardagen är en stor del av verksamheten som stöder psykisk hälsa chefernas arbete. Chefsarbetet omfattar till exempel att främja arbetets smidighet, samtal för tidigt stöd och samarbete med företagshälsovården när problem uppstår.   

För att kunna utföra det arbete som hör till dem, behöver cheferna följande i sitt arbete: 

• konkreta verktyg 
• stöd och handledning i att använda verktygen
• stöd för att själv orka. 

Vid planeringen av verksamheten är det viktigt att både beakta cheferna och att ta med dem i planeringen. Behoven av stöd i chefsarbetet och orken kan kartläggas inom samarbetet på olika sätt. Ett sätt är att genomföra en egen arbetsplatsutredning för cheferna, utifrån vilken nödvändiga åtgärder bestäms. Chefernas utbildningsbehov ska också kartläggas systematiskt för att veta hurdan kompetens de behöver i sitt arbete till exempel gällande psykiskt välbefinnande.  

I verksamhetsplanen dokumenteras de verktyg som används i chefsarbetet för att stödja psykiskt välbefinnande, en plan för att ge handledning i användningen av dem och en plan för uppföljningen av deras användning. I planen dokumenteras också med vilka samarbetsåtgärder chefsarbetet stöds samt hur chefernas egen ork följs upp. 

Exempel
Utbildningshelheten Må bra av jobbet för chefer  

På arbetsplatsen ville man satsa på att stödja cheferna och deras ork. I bakgrunden fanns uppfattningen att chefsarbetet och ledarskapskulturen har stor betydelse för arbetstagarnas och hela arbetsgemenskapens välbefinnande. Inom samarbetet hade man också identifierat behovet av att stödja arbetstagarna med den psykosociala arbetsbelastningen.

För att definiera behovet av stöd i chefsarbetet genomfördes en egen arbetsplatsutredning som riktades till chefsarbetet och ledningen.  Utgående från sakerna som kom fram i utredningen planerades och hölls utbildningshelheten ”Må bra av jobbet”. Företagshälsovården deltog i planeringen och höll en del av utbildningen. Inom samarbetet kom man också överens om att följa upp utbildningshelhetens verkningsfullhet.  

Målet med utbildningen var att uppmuntra cheferna att aktivt agera för psykiskt välbefinnande i det vardagliga ledarskapet och när problem med arbetsförmågan uppstår, samt att ge metoder för att främja psykisk hälsa. Utbildningen innehöll avsnitt om bland annat färdigheter i att föra saker på tal, i att göra iakttagelser i vardagen och i att öka gemenskapskänslan samt arbetets betydelse som en rehabiliterande faktor.  

Exempel  

En bricka för psykiskt välbefinnande

I företagshälsovårdssamarbetet ville man sammanställa ett urval av samarbetsåtgärder och metoder för att stödja psykiskt välbefinnande”på en bricka”. Målet var att utifrån detta skapa ett konkret verktyg för att stödja arbetstagare och chefer samt aktörer inom arbetarskyddet, HR och företagshälsovården.

Åskådliggörandet av den befintliga verksamheten och urvalet av metoder började med att strukturera metoderna i en tabellmatris. Samtidigt kartlades de samarbetsåtgärder och verktyg som man fortfarande behöver eller som man vill utveckla vidare.

Arbetsplatsens chefer deltog i sammanställnings- och planeringsarbetet av åtgärderna – hur det befintliga urvalet av åtgärder ser ut, vad man vill förtydliga och vad man fortfarande behöver utifrån chefernas erfarenheter och åsikter. Även arbetsplatsens aktörer inom arbetarskyddet deltog aktivt i utvecklingsarbetet.  

Efter sammanställnings- och planeringsarbetet skapades ett elektroniskt verktyg (”välbefinnandebricka”) från matrisen. Från brickan väljs först användarens roll, enligt vilken användaren får förslag på hur hen går vidare, verktyg och stödformer beroende på vilken sorts problem det gäller. Både matrisen och det virtuella verktyget uppdateras regelbundet och används till exempel vid inskolning.  

Planering av verksamhetsmodeller för att stödja arbetsförmåga tillsammans med cheferna 

Till chefernas ansvar hör att agera i enlighet med de sätt som definieras i arbetsplatsens verksamhetsmodell för stödjande av arbetsförmågan. Åtgärder för att stödja arbetsförmågan på arbetsplatsen är till exempel samtal för tidigt stöd och att komma överens om anpassat arbete. De överenskomna åtgärderna för att stödja arbetstagarnas arbetsförmåga registreras i modellen, även i frågor som rör psykiskt välbefinnande.  Grunden för planeringen är arbetsplatsens individuella behov och en gemensam diskussion om de verksamhetsmodeller som ska provas. Personerna som använder modellerna är delaktiga i planeringen och modellernas funktionalitet testas och följs upp.  

Om verksamhetsmodellen för att stödja arbetsförmåga avseende psykiskt välbefinnande skiljer sig från de allmänt planerade verksamhetsmodellerna är det bra att ta upp dem i verksamhetsplanen. På vissa arbetsplatser är till exempel larmgränserna för att föra sjukfrånvaro på tal avseende koder för psykisk hälsa lägre än för andra diagnoser. På så sätt är tröskeln för att föra dem på tal lägre. Med detta eftersträvas ett tidigare stöd för arbetstagaren. 

Förverkligandet av de planerade verksamhetsmodellen för att stödja arbetsförmågan avseende psykisk hälsa följs upp inom samarbetet, till exempel om samtal för tidigt stöd och rekommendationer om ersättande arbete förverkligas och vilka uppföljningsåtgärder som har följt av dessa, Detta är en del av uppföljningen av stödåtgärdernas verkningsfullhet.  

Planeringen av samarbetet chef–företagshälsovård 

Ett nära, fungerande samarbete mellan cheferna och aktörerna inom företagshälsovården är viktigt för att stödja både arbetstagarnas och chefernas psykiska hälsa och ork. Det är en viktig del av förebyggandet av psykisk ohälsa och en tidig reaktion på eventuella problem.  

Inom samarbetet kommer man överens om tydliga och konkreta sätt att kommunicera, till exempel hur företagshälsovården följer upp chefernas ork och teamens verksamhet. En fungerande och regelbunden kommunikation ger viktig information om hur man mår på arbetsplatsen.  Inom ramen för rutinerna kommer man också överens om hur frågor och problem som uppstår på arbetsplatsen hanteras – i vilka frågor det finns skäl för att kontakta företagshälsovården och vilka frågor som hanteras på arbetsplatsen. Företagshälsovårdens uppgift är att stödja arbetsgemenskapens verksamhet utöver arbetsplatsens egna stödåtgärder. Man kommer också överens om tydliga praxis för nätverkssamtalen.  

Tillvägagångssätten dokumenteras, också vem som ansvarar för vilken verksamhet.  Detta tydliggör de olika aktörernas roller och ansvar. Man får inte heller glömma bort en plan för hur överenskommen praxis introduceras och att den dokumenteras. Inom samarbetet är det också bra att reflektera över hur företagshälsovårdens aktörer blir bekanta för nya chefer.  

Checklista för planeringen av chefsarbetet 

Chefsarbete och stödet arbetet behöver 

• Chefsarbetet och stödet som cheferna behöver har beaktats i verksamhetsplanen. 
• Cheferna har deltagit i planeringen av verksamheten som berör dem. 
• I företagshälsovårdssamarbetet har man definierat de konkreta verksamhetsmodellerna genom vilka chefsarbetet och chefernas ork uppföljs och stöds.
• De verktyg som cheferna behöver, information om användningen av verktygen och uppföljningen av verktygens funktionalitethar dokumenterats i verksamhetsplanen.  

Verksamhetsmodell för att stödja arbetsförmågan i chefsarbetet

• Verksamhetsmodeller för att stödja arbetsförmågan har upprättats för varje arbetsplats och de personer som använder dem har deltagit i upprättandet. 
• Man har kommit överens om verksamhetssätten för att stödja arbetsförmågan i frågor som rör psykisk hälsa. 
• Man har kommit överens om uppföljningen och utvärderingen av verksamheten som förverkligats enligt modellerna.
• När man planerat användningen av modellerna har man beaktat introduktion av nya arbetstagares i användningen av modellerna samt uppdateringen av kompetensen i användningen av modellerna. 

Samarbetet chef–företagshälsovård

• Verksamhetssätten för samarbetet chef–företagshälsovård har avtalats tillsammans, de är tydliga och har dokumenterats i verksamhetsplanen (vem kontaktas och hur, när och var saker dokumenteras). 
• Inom samarbetet har man kommit överens om hur det kundansvariga teamet inom företagshälsovården följer upp hur cheferna orkar och hur teamen mår. 
• Praxis för nätverkssamtalen är tydliga och dokumenterade. 
• Inom samarbetet har man kommit överens om och dokumenterat hur företagshälsovårdens personal blir bekanta för nya chefer, och hur nya chefer introduceras i de överenskomna verksamhetssätten.  

Stöd för arbetsförmågan, Arbetshälsoinstitutet 

Tidigt stöd ingår i företagshälsovårdssamarbetet Bättre arbetsförmågeledarskap genom samarbete med företagshälsovården, Arbetshälsoinstitutet