12.6.2023

Framgångar och utvecklingsområden lyfts fram genom uppföljning och utvärdering

Utvärdering av verksamheten kring stödjande av psykisk hälsa förutsätter gemensam uppföljning. Genom uppföljning och utvärdering utvecklas samarbetet mellan arbetsplatsen och företagshälsovården för att bättre möta behoven av stöd för psykisk hälsa. 

Uppföljningen och utvärderingen berättar

  • vad man fått till stånd i stödjandet av psykisk hälsa
  • var man har lyckats
  • vad som bör utvecklas vidare.

Verkningsfullheten i verksamheten som stöder psykisk hälsa är ett mått på hur väl det man åstadkommit möter de fördefinierade behoven av stöd för psykisk hälsa.

  • Från målsättningen för stödjande av psykisk hälsa till dess effekter genom samarbete

    • Verksamheten inom företagshälsovården inkluderar både verksamhet som utförs separat och verksamhet som utförs tillsammans, det vill säga företagshälsovårdssamarbete. Samarbetet och verksamheten inom stödjandet av psykisk hälsa följs upp och utvärderas (bild 1).

      Uppföljning och utvärdering av stödjandet av psykisk hälsa .

      Bild 1. Uppföljning och utvärdering av stödjandet av psykisk hälsa 

      När man utvärderar hur man lyckats i stödjandet av psykisk hälsa är det bra att titta på både verksamhetens resultat och hela verkningskedjans funktionalitet (bild 2). Verkningskedjan avser den kedja som leder från behoven och målsättningen för stödjande av psykisk hälsa till effekterna, vilken förutom resurser (insatser) innefattar den verksamhet som krävs för genomförandet, såsom gemensamt definierade åtgärder och resultat. Ändamålsenliga processer är en förutsättning för att kunna få till stånd effekter. Därför är det viktigt att utvärdera och utveckla processernas funktionalitet.

      Verksamheten är verkningsfull om åtgärderna leder till att de mål som satts upp för att stödja psykisk hälsa uppnås. En regelbunden gemensam utvärdering mellan företagshälsovården och arbetsplatsens aktörer gör det möjligt att beakta ändringar som skett på arbetsplatsen vid utvärderingen av effekterna.

      Hur stödjandet av psykisk hälsa har lyckats utvärderas tillsammans genom att följa upp och utvärdera verksamhetens resultat, samt hela verkningskedjans funktionalitet.

      Bild 2. Hur stödjandet av psykisk hälsa har lyckats utvärderas tillsammans genom att följa upp och utvärdera verksamhetens resultat, samt hela verkningskedjans funktionalitet. (Verkningskedja modifierad från Uitti och Sauni 2018 samt Heliskoski m. fl. 2018). 


      Bild 3. Ett exempel på hur ett förändringsmål har satts upp för en verksamhet som stödjer psykisk hälsa och hur man utgående från målet förutom resultaten utvärderar hela verkningskedjans funktionalitet. Genom att klicka på plustecknen blir mätarna synliga. Genom att klicka på den övre kanten till höger får du bilden i helskärm.

  • På jakt efter spåren av effekterna av stödet för psykisk hälsa – mätningar

    • För att kunna fastställa effekterna av åtgärder som stöder psykisk hälsa måste de kunna utvärderas. Att utvärdera effekterna förutsätter att man bygger en uppsättning av mätare tillsammans.

      Ett förändringsmål, såsom en förändring av förekomsten av psykisk sjukdom eller en minskning av kostnaderna för arbetsoförmåga, kanske syns först flera år efter det att utvecklingsarbetet startat.

      Positiva förändringar i verksamhetskulturen, för stödjandet av psykisk hälsa, som leder mot målet samt en minskning av hälsorisker förutspår ofta fördröjda effekter på hälsa och arbetsförmåga. Därför lönar det sig att inte enbart följa upp förändringar med dessa mätare (t.ex. sjukfrånvaro på grund av psykisk ohälsa eller förtidspensionering), utan att följa upp och utvärdera de förändringar som syns i vardagen och som leder mot målet.

      Med konkreta handlingar kan långsiktiga förändringsmål delas upp i mindre förändringsmätare, med vilka man kan mäta kortare tidsperioder. Med andra ord kan man genom att följa upp dessa förändringar utvärdera om det uppsatta målet förverkligas i framtiden.

      Bild 4. Mätarna definieras alltid tillsammans utifrån behoven och målen för stödet av psykisk hälsa på arbetsplatsen. Förändringsmätarna ger ledtrådar om huruvida det uppsatta effekt-/resultatmålet uppnås.

      Trots goda försök nås inte alltid de uppsatta målen. De uppsatta målen kan behöva omvärderas, särskilt om de är orealistiska i förhållande till resurserna.  Det är viktigt att formulera målen till konkreta vardagsmål, vars uppnående kan mätas eller åtminstone utvärderas. 

      Exempel på förändringsmätare:  

      • Arbetsplatsen följer upp förändringar i vardagliga rutiner, såsom smidigheten i arbetet, arbetsgemenskapens verksamhet och rättvisa i ledarskapet (t.ex. med en personalenkät).
      • Företagshälsovården följer upp arbetstagarnas återhämtning och förändringar i den till exempel med mätningar av hjärtfrekvensvariabilitet. Arbetsplatsen följer upp förändringar i rutiner som stöder återhämtning, till exempel med  återhämtningsräknaren. 
      • Företagshälsovårdssamarbetet utvärderas genom att följa upp förändringar i rutiner för att stärka arbetsförmågan, till exempel om företagshälsovården träffar cheferna så som överenskommet och om rapportering sker ömsesidigt. 

      Utvärdering av processerna som stöder psykisk hälsa  

      Förverkligandet av stödet av psykisk hälsa ska följas upp genom att utvärdera den verksamhet som bedrivs i företagshälsovårdens grundläggande processer. 

      • Har psykisk hälsa beaktats i arbetsplatsutredningen, i företagshälsovårdens verksamhetsplan, vid hälsoundersökningar samt vid information och vägledning?
      • Är målen som är uppsatta utgående från behoven för stödjande av psykisk hälsa tillräckligt konkreta? 
      • Är målen, åtgärderna och ansvaren rapporterade i olika dokument (t.ex. arbetsplatsutredningsrapporten, verksamhetsplanen) på ett sådant sätt att de kan följas upp?
      • Kan man till exempel konstatera att fortsatta åtgärder baserat på arbetsplatsutredningens har förverkligats?
      • Är målen i linje med till exempel personalstrategin eller planen för arbetsvälbefinnande?  

      Med uppföljning och utvärdering får man information om förverkligandet och hur man lyckats i åtgärder som stöder psykisk hälsa. 

      Bild 5. Med uppföljning och utvärdering får man information om förverkligandet och hur man lyckats i åtgärder som stöder psykisk hälsa. 

      Utvärdera utöver de grundläggande processerna: 

      • de av arbetsplatsen fastställda mätarna för psykisk hälsa och arbetsvälbefinnande på arbetsplatsen, med vilka man följer upp hur verksamheten lyckats och hur målen förverkligats på arbetsgemenskapsnivå
      • funktionaliteten inom internt överenskomna samarbetspraxis på arbetsplatsen, till exempel arbetsrutiner inom stödet av psykisk hälsa, såsom arbetarskyddskommissionen
      • företagshälsovårdssamarbetets strukturer för stödjandet av psykisk hälsa och sättet att samarbeta i praktiken. Har man modigt försökt göra saker på ett nytt sätt och tillsammans lyckats utveckla nya verksamhetssätt för att stärka psykisk hälsa?
      • överenskomna samarbetspraxis externt på arbetsplatsen för att stödja arbetsgemenskapens psykiska hälsa inom området arbetshälsa, arbetarskydd och välbefinnande (t.ex. pensionsförsäkringsbolag, rehabiliteringsinrättningar).

      Båda parter ansvarar för uppföljningen 

      Avtala inom samarbetet om vilka representanter för arbetsplatsen och företagshälsovården som deltar i uppföljningen och utvärderingen och varför. Utvärdera behovet av sakkunskap så att företagshälsovårdens kompetens förenas med arbetsplatsens verksamhet på ett sätt som strävar till att målen för stödjandet av psykisk hälsa nås.

      Från arbetsplatsen kan till exempel representanter för organisationens ledning, personalförvaltning och personal, representanter för arbetarskyddskommissionen och förtroendeorganisationen samt medlemmar från företagshälsovårdens multiprofessionella team delta i uppföljningen. Det är viktigt att arbetsplatsens ledning visar sitt ansvar för utvärderaingen och utvecklingen av verksamheten som stöder psykisk hälsa. 

      • Förtydliga samarbetets uppföljningsansvar.  
      • Definiera uppföljningsansvaret inom företagshälsovården och internt inom arbetsplatsen.  
      • Dokumentera ansvaret noggrant och systematiskt. 
      • Säkerställ tillräckliga resurser och kompetens för uppföljningen. 
      Utvärdera regelbundet resultatet och effekterna av stödet av psykisk hälsa på överenskommet sätt, till exempel i samband med årsrapporteringen. Definiera tillsammans metoden för uppföljning och utvärdering samt uppföljningens frekvens. Använd en årsklocka för att åskådliggöra kontinuiteten i uppföljningen och utvärderingen. Dokumentera slutsatserna av utvärderingen så att de kan användas i utvecklingen av verksamheten.
  • Exempel på delområden och mätning av stödåtgärder för psykisk hälsa

    • Målet definierar mätarna

      Det ska finnas gemensamt uppställda mål och mätare för företagshälsovårdssamarbetet. Mätare som beskriver målbilderna kan användas för att utvärdera verksamheten och samarbetet inom stödet av psykisk hälsa. De här mätarna kan vara kvalitativa (beskrivna med ord), kvantitativa, förutseende (t.ex. processmätare) eller beskriva resultatet.  

      Det är beaktansvärt att mätarna alltid definieras utifrån arbetsplatsens behov och avtalas inom samarbetet. 

      På små arbetsplatser kan behovet av kvalitativa mätare betonas. Reflektera över vilken mätare som bäst beskriver om det uppsatta målet har uppnåtts och å andra sidan vilka mätare som förutsäger om målet kommer att nås.

      toimintamalli_tarkistuslista

      Hurdan är en bra uppsättning av mätare? 

      • mätaren blir en praktisk del av vardagen på arbetsplatsen eller i företagshälsovårdssamarbetet
      • den producerar information både ur arbetsplatsens och företagshälsovårdens perspektiv
      • den har utarbetats i samarbete med olika representanter för arbetsplatsen
      • den inkluderar subjektiva och objektiva mätare av psykisk hälsa
      • den inkluderar kvalitativa och kvantitativa mätare
      • den inkluderar förutsägande mätare vid sidan av reaktiva mätare
      • den beaktar mätare som beskriver psykiskt välbefinnande, utöver mätare som beskriver problem med den psykiska arbetsförmågan
      • den följer med längs den gemensamma vägen mot effekten man försöker uppnå, och omfattar alla olika skeden på vägen
      • den kan bekräfta kort- och långsiktiga förändringar i psykisk hälsa.

      Bygg mätarna inom samarbetet 

      Mätningen grundar sig på gemensamt uppställda mål utgående från arbetsplatsens behov av stöd av psykisk hälsa. Därför är det omöjligt att tillhandahålla gemensamma mätare som passar alla arbetsplatser. Bilden nedan (bild 6) visar de olika delområdena inom stödjandet av psykisk hälsa, utgående från vilka man inom samarbetet kan bygga mätarna. Bild 7 ger konkreta exempel på mätare (indikatorer) som förutsäger de önskade förändringarna och mätare som beskriver förverkligandet av förändringarna.  

      Det är omöjligt att tillhandahålla gemensamma mätare som passar alla arbetsplatser.

      Resultatmätare beskriver hurdana resultat och effekter verksamheten har uppnått. Enbart dessa mätare beskriver dock inte hur man lyckats i stödet av psykisk hälsa eller varför de önskade förändringarna inte har uppnåtts – orsakerna är ofta multifaktoriella. Ur utvärderingens perspektiv ska också funktionaliteten hos processerna för stödjande av psykisk hälsa (rutinernas smidighete och kvalitet) och resursernas tillräcklighet följas upp och utvärderas. Med andra ord bör mätare som förutsäger den önskade förändringen skapas. Reflektera över vad som behöver förändras för att målet ska uppnås. 

      Exempel:

      Mål: att förbättra personalens välbefinnande genom att stärka det tidiga stödet för arbetsgemenskapens psykiska hälsa och särskilt hur det sociala fungerar. 

      • Resultatmätare: välj de delområden från personalenkäten som beskriver det önskade resultatet (mätare som beskriver välbefinnande). 
      • Processmätare: välj de förutsägande eller främjande mätare som bäst beskriver arbetsgemenskapens situation, till exempel mätare som beskriver rutiner för att stärka den psykosociala arbetsmiljön, såsom samarbete och interaktion med chefen samt stöd som man fått av en kollega. 


      Bild 6. Exemplifierande klassificering av delområden av stödåtgärder för psykisk hälsa som följts upp i företagshälsovårdssamarbetet samt mätningen av dem. Mätarna skapas alltid inom samarbetet när arbetsplatsens behov har formulerats till ett mål. Mätarna blir synliga genom att klicka på plustecknen. Genom att klicka på den övre kanten till höger får du bilden i helskärm. 


      Bild 7. Exemplifierande klassificering av mätare som förutsäger de önskade förändringarna och mätare som visar förverkligandet av de önskade förändringarna. Mätarna blir synliga genom att klicka på plustecknen. Genom att klicka på den övre kanten till höger får du bilden i helskärm. 

      Exempel 
      Auditeringsprocess för stödet av psykisk hälsa


      Bild 8. Ett nytt tillvägagångssätt för att utvärdera och utveckla stödet av psykisk hälsa. Stödet av psykisk hälsa i företagshälsovårdssamarbetet utvärderas genom att systematiskt auditera den valda processen för stödet av arbetsförmåga med hjälp av fyrfältsmodellen (modifierad från Paula Liukkonens modeller).

toimintamalli_hyvat_kaytannot

Agera skickligt

  • Bibehåll en utvecklande attityd och en vilja att lära sig nya saker vid utvärderingen av verksamheten och samarbetet. 
  • Se till att det finns tillräckliga resurser för företagshälsovården och arbetsplatsen för att genuint kunna satsa på förebyggande arbete och dess uppföljning. 
  • Följ upp arbetsplatsens situation på ett planmässigt sätt tillsammans genom att använda alla tillgängliga mätare, till exempel personalenkäter eller resursenkäter.  
  • Följ upp åtgärderna för stödjande av psykisk hälsa som riktar sig till både individerna och arbetsplatsen.  
  • Rapportera och följ upp på arbetsgemenskapsnivå gällande åtgärder på individnivå. 
  • Följ upp de proaktiva åtgärderna för stödjande av psykisk hälsa, till exempel vid hur fortsatta åtgärder genomförs efter arbetsplatsutredningen.  
  • Definiera förutsägande mätare och följ med dem, till exempel uppföljningen av arbetsförhållanden (ledarskap, informationsutbyte och arbetets mål).  
  • Utför uppföljningen som en kontinuerlig verksamhet. Tydligt definierade mål och konkreta åtgärder hjälper vid uppföljningen av genomförandet.  
  • Följ mätare av välbefinnandet (t.ex. psykiskt välbefinnande) och mätare på arbetsgemenskapsnivå (t.ex. psykosociala arbetsförhållanden) som mätare av verkningsfullhet. 
  • Kom överens om gemensamma mötesrutiner för att lyckas med uppföljningen. Kom överens om när och vilken information och verksamhet som följs upp, samt hur man förbereder sig för utvärderingen och vem som tar med sig nödvändig information till mötet.

toimintamalli_valta_viisaasti

Undvik klokt

  • Separera arbetsplatsens och företagshälsovårdens processer från varandra – separering skapar inga synergifördelar. 
  • Undvik uttrycket ”vid behov” i rapporteringen och ersätt det med ett konkret behov.