Agera och utveckla 

Ett smidigt arbete och en god arbetsgemenskap är resurser för den psykiska hälsan. Tillfredsställelsen av de grundläggande psykologiska behoven, det vill säga upplevelsen av skicklighet, gemenskap och autonomi i arbetsgemenskapen stöder den psykiska hälsan. En bra arbetsgemenskap är psykologisk trygg, det vill säga arbetsgemenskapen har en gemensam uppfattning om att gemenskapen är trygg för personligt risktagande och att alla kan vara sig själva utan att utsättas för åtlöje.  

På en psykiskt vänlig arbetsplats talar man öppet om psykiskt välbefinnande och det ses som en viktig del av arbetsförmågan. Det finns tydliga, människovänliga strukturer och verksamhetssätt på arbetsplatsen som gör det möjligt att lyckas i arbetet. Man gläder sig tillsammans över framgångar och ger positiv respons. Arbetets krav är i balans i förhållande till resurserna. 

Ansvaret för att arbetsgemenskapen fungerar ligger i huvudsak hos arbetsplatserna. Företagshälsovården hjälper arbetsplatserna att identifiera vilka faktorer som är betydande för arbetsvälbefinnandet och stöder stärkandet av dem. Målet med den gemensamma utvecklingen och verksamheten för arbetsplatsen och företagshälsovården är att stödja verksamhetssätt för en bättre arbetsgemenskap och smidiga arbetssätt. 

Exempel
Modell för tidigt stöd för arbetsgemenskapen

I samarbetet mellan arbetsplatsen och företagshälsovården behövs modeller på arbetsgemenskapsnivå vid sidan av modeller för tidigt stöd för individer. Tillsammans med företagshälsovården började organisationen utveckla en modell för tidigt stöd för arbetsgemenskapen. Det gemensamma målet var att förbättra arbetsgemenskapernas välbefinnande. Först identifieras arbetsgemenskaper i behov av stöd, och de erbjuds nödvändiga stödåtgärder proaktivt.

Målen definierades närmare på följande sätt: 

1. 1Stärka arbetsgemenskapens resursfaktorer, identifiera belastningsfaktorer och hantera eventuella problem genast när de uppstår. 
2. Gå igenom belastande situationer, säkra arbetsro och smidigt arbete och möjliggör koncentration på den grundläggande uppgiften. 
3. Öka chefernas kompetens, förmåga och mod samt uppmuntra till att söka hjälp innan arbetsgemenskapernas situationer blir komplicerade. 

Nedan beskrivs modellens skeden, för vilka även ansvarsområden definierades: 

I modellen avser proaktiva kännetecken situationer i organisationen som kan få arbetsgemenskapens välbefinnande att vackla. Dessa inkluderar bland annat förändringssituationer, flytt till nya lokaler, ändringar i arbetsredskap och system samt långa sjukskrivningar. Då är en aktiv uppföljning av arbetsgemenskapen nödvändig. 

I modellen klassificeras arbetsgemenskaper i följande tre nivåer: 

Modellen beskriver kriterierna för arbetsgemenskapens funktionsnivåer. Kriterierna kan användas för att identifiera en fungerande arbetsgemenskap, en situation där man har ett litet bekymmer eller ett stort bekymmer. Med följande tabell kan man bedöma vilken nivå arbetsgemenskapen ligger på. 

Mötesstrukturer skapades för bearbetning av iakttagelser och data, och ansvariga för informationsdelningen definierades för både arbetsplatsen och för företagshälsovården. En arbetsgrupp bestående av personalförvaltningen och arbetarskyddet skapades för arbetsplatsen för att koordinera verksamheten och ansvara för implementeringen av modellen. Arbetsgruppens uppgift är att ge råd och vägleda cheferna, rekommendera stödåtgärder samt följa upp åtgärdernas verkningsfullhet.

Exempel
Synliggör vardaglig verksamhet som stöder psykisk hälsa på arbetsgemenskapsnivå 

I bästa fall stärker arbetet och den vardagliga verksamheten på arbetsplatsen psykiskt välbefinnande. På arbetsplatsen var cheferna och arbetsgemenskaperna delaktiga i att kartlägga åtgärder som stöder psykisk hälsa på arbetsgemenskapsnivå och utveckla verksamheten genom att samla fungerande vardagspraxis på en gemensam plattform, arbetshälsoforumet. Det gör det lättare att dela och förbättra god praxis.  

Den befintliga och planerade verksamheten åskådliggjordes i arbetsplatsens årsklocka. Med hjälp av årsklockan planeras gemensamma aktiviteter som stöder arbetshälsan för varje månad.  

Till arbetsgemenskaperna utsågs personer (”arbetshälsoagenter”) som upprätthåller diskussioner om frågor som rör psykiskt välbefinnande och fungerande praxis. Vid behov utbildar de sig i temat för att hålla frågor som rör psykisk hälsa i arbetet aktuella.  

Tillsammans insåg man att en god stämning skapas tillsammans, och att små vardagliga handlingar som att ta hänsyn till andra, att tacka och att arbetsgemenskapens egen verksamhet är viktiga. Sätten att ta kontakt och verksamhetssätten mellan arbetsplatsen och företagshälsovården tydliggjordes också. Företagshälsovården stödjer arbetsgemenskapens verksamhet, erbjuder ger råd och stöd till chefer och arbetstagare. Ärenden som hör till arbetsplatsen sköts på arbetsplatsen.  

Problem på arbetsplatsen är ingen sjukdom.
Företagsläkare

Exempel
Ett nätverkssamtal för arbetsgemenskapen stöder arbetsgemenskapens välbefinnande

Arbetsplatsen ville utveckla ett proaktivt verktyg i samarbete med företagshälsovården för att stödja hela arbetsgemenskapens psykiska välbefinnande. Som ett resultat av utvecklingsarbetet uppstod ett nytt verksamhetssätt – ett nätverkssamtal för arbetsgemenskapen. 

Syftet med nätverkssamtalet för arbetsgemenskapen är att på ett proaktivt sätt stödja både arbetsgemenskapens välbefinnande och chefernas i stödjande av arbetsförmågan. Nätverkssamtalet för arbetsgemenskapen används i situationer där företagshälsovården ser att det finns skäl till oro över situationen i arbetsgemenskapen, chefen identifierar problem i arbetsgemenskapen, i organisationens uppföljningsmätare har det identifierats problem eller arbetarskyddet har identifierat orosmoment. Initiativ till nätverkssamtal för arbetsgemenskapen kan tas av företagshälsovården, chefen, personalförvaltningen eller arbetarskyddet.  

Företagshälsovårdaren organiserar mötet och informerar personalförvaltningen och företagshälsovårdens team om detta. Det första mötet för att åskådliggöra situationsbilden hålls med chefen och vid behov hens chef, företagshälsovårdaren och företagspsykologen, företagsläkaren, personalförvaltningen samt arbetarskyddet.

Vid mötet kommer man överens om ytterligare åtgärder och uppföljning. De ytterliga åtgärderna kan till exempel vara en riktad arbetsplatsutredning, en klinik kring arbetsförmåga, utvecklingsåtgärder på arbetsgemenskapsnivå, stöd för chefen eller lösningar för affärsverksamheten. De överenskomna åtgärderna och tidtabellen dokumenteras i en promemoria, godkänns verbalt och delas ut till deltagarna och företagshälsovårdens nyckelkundsteam. 

Exempel
Samtal med arbetsgemenskapen som ett redskap för att stärka resurserna 

I en liten arbetsgemenskap ville man involvera hela arbetsgemenskapen i att identifiera och stärka psykosociala belastnings- och resursfaktorer samt i valet av utvecklingsmål och utvecklingen av verksamhetsmetoderna. Involveringen skedde genom en timme långa samtal med arbetsgemenskapen och ett uppföljningssamtal som leddes av företagshälsovårdaren. I planeringen av samtalen användes resultatet av den tidigare genomförda arbetsvälbefinnandeenkäten och resultaten av återhämtningsräknaren. Chefen deltog i en del av samtalen.  

Även om utgångssituationen var bra i arbetsgemenskapen ville man främja den mer. Arbetstagarnas önskemål var att öka och använda resurserna i arbetets mer. Man ville öka den positiva stämningen bland annat genom att ägna uppmärksamhet åt att tacka, konstruktiv respons, upplevelsen av uppskattning, socialt stöd och psykologisk trygghet. Mötesrutiner och gemensamma verksamhetssätt bland annat för att hantera avbrott i arbetet utvecklades. Fördelarna med den resursstärkande metoden genom samtal var förutom psykiskt välbefinnande kostnadseffektivitet och en fördjupning av företagshälsovårdssamarbetet. 

Proaktivt stöd för psykisk hälsa är en systematisk och kontinuerlig strategisk verksamhet som den högsta ledningen förbinder sig till. Det finns resurser för stöd och en medvetenhet om fördelarna med psykiskt välbefinnande för individer, arbetsgemenskapen och hela organisationen. En organisationskultur som värdesätter personalen stöder en öppen diskussion om psykisk hälsa.  

En framgångsrik proaktivitet förutsätter en fördomsfri användning av information, tolkning av information och identifiering av svaga signaler. Det är viktigt att förstå helhetsbilden bakom enskilda frågor. 

När man strävar efter en god psykisk hälsa utvärderas effekterna av beslut och förändringar på det psykiska välbefinnandet i förväg på ett proaktivt sätt. 

Att stödja psykisk hälsa på arbetsplatsen är  

• att åskådliggöra och stärka arbetets och arbetsgemenskapens resurser  
• att förutse och reagera på situationer och faktorer som utgör problem för den psykiska hälsan  
• att minska arbetets risk- och belastningsfaktorer.

Ofta fokuserar företagshälsovårdssamarbetet automatiskt på att minska arbetets belastnings- och riskfaktorer. Det lönar sig att medvetet ägna mer uppmärksamhet åt resurserna och stärka dem. Arbetets resurser är sådana egenskaper i arbetet och arbetsgemenskapen som fungerar bra, som inspirerar och stöder arbetet och att lyckas i det. En gemensam tolkning av resurserna skapar grunden för att stärka dem på gemenskapsnivå. Det lönar sig att leta efter arbetsplatsens relativa styrkor bland annat i resultaten av enkäter, statistik och samtal. Vid tolkningen av data lönar det sig att ägna uppmärksamhet åt sådant som upplevs som positivt och fungerande och relativt goda resultat.  

Att utveckla psykiskt välbefinnande är att reflektera över vad som fungerar bra, vad som är orsaken till en bra situation och hur det goda skulle kunna stärkas.  

Helhetsbilden av saker som förebygger och främjar arbetsgemenskapens psykiska välbefinnande bildas av data och iakttagelser från både arbetsplatsen och företagshälsovården. Utifrån detta ställs mål i verksamhetsplanen både för att stärka sådant som stöder psykisk hälsa och för att förebygga för stor belastning och negativa hälsoeffekter. En dokumentation av resurserna gör dem synliga. En realistiskt målsituation och mätare skapas i planen. Dessutom kommer man överens om roller och ansvar samt tidtabell. Man kommer också överens om hur man informerar om framstegen och hur resultaten utvärderas. 

Underlaget kan användas för att inleda, genomföra och följa upp utvecklingen på arbetsgemenskapsnivå. 

Exempel
Från identifierade riskfaktorer till proaktivt och förebyggande samarbete  

 Arbetslivet är ett maraton, inte en sprint
HR-DIREKTÖR 

Arbetsplatsens arbetsvälbefinnandeenkät visade att arbetsgemenskaperna upplevde att arbetet var belastande. Arbetsgivaren och företagshälsovården hade identifierat arbetstagarnas överdrivna krav på sig själva som typiskt för branschen. Tillsammans med företagshälsovården reflekterade man över hur man skulle kunna inverka på risken för belastning på ett proaktivt sätt.  

I den gemensamma workshoppen föddes idén om coaching i temat, vars syfte är att ge verktyg för att identifiera, förebygga och lösa utmaningarna med att orka i arbetet orsakade av överdriven samvetsgrannhet, överprestation, strävan efter perfektion och överdrivna krav på sig själv.  

Idén presenterades för cheferna och ledningen. Den fick ett starkt stöd. Personalförvaltningen skapade tillsammans med företagspsykologen och genom nyttiggörande av hens sakkunskap en coachning som stöder psykiskt välbefinnande som en del av inskolningen av nya arbetstagare. Fyra erfarna arbetstagare som var intresserade av temat utbildades till coacher eller agenter, som stöds genom arbetsvägledande möten. I coachningen skapar man en förståelse för tillräckligheten av en rimlig och god arbetsprestation för att undvika överprestation och påföljande utmattning. 

Coachningarna upplevdes som positiva och viktiga. I framtiden utvidgas coachningen till hela gemenskapen och till cheferna. Dessutom utbildas cheferna i att identifiera sin roll i ledningen av olika personer i förhållande till alltför höga krav på sig själva. På längre sikt är arbetsplatsens mål att förändra arbetskulturen så att tillräckligt bra verkligen räcker. 

Exempel
Stärkande av grunden för psykiskt välbefinnande med vardagliga val

Den psykiska hälsan stöds av olika vardagliga val rörande bland annat återhämtning, kost, motion och sociala relationer. Det psykiska välbefinnandet kan stödjas genom att stärka dessa områden i livet. På en arbetsplats där många unga arbetar och som är den första arbetsplatsen för många var man oroade över den ökade sjukskrivningen bland de unga på grund av psykisk ohälsa, och ville främja de ungas psykiska välbefinnande i samarbete med företagshälsovården.  

Ett utvecklingsmål blev att öka kunskapen om psykisk hälsa. Man konstaterade att de unga ofta har problem med att hantera vardagen. Redan i inledningsskedet var unga arbetstagare delaktiga i utvecklingen. Tillsammans kom man fram till att fokus för utvecklingen av kunskapen om psykisk hälsa skulle vara relaterade till att stärka vardags- och arbetslivskompetensen. Man insåg att vardagskontroll är en färdighet inom psykisk hälsa och att arbetsplatsen som bäst är en resurs för psykisk hälsa. 

De unga förtydligade teman genom att ställa frågor och samtala med de unga arbetstagarna. Kampanjen planerades tillsammans med experter från företagshälsovården.  

För att nå de unga behandlades temat mångsidigt, man använde olika metoder, man behandlade teman på ett inkluderande sätt och det var lätt att ta till sig informationen i samband med en hektisk vardag. Resultatet blev en kampanj som drog fördel av många olika praktiska vardagsidéer genom att använda de kanaler och sätt som unga använder. Kampanjen innehöll bland annat Uni-podcasten, - enkäten, och -bingo. Tanken med kampanjen var att införa saker som är viktiga för psykiskt välbefinnande i arbetsdagen på ett lämpligt sätt. Teman tidsbestämdes till arbetsplatsens årsklocka så att man till exempel satsade på arbetslivskompetens på våren, då många nya sommararbetare kom till företaget. Övriga teman var sömn, kost och motion. 

För den framgångsrika kampanjen krävdes både arbetsplatsens vilja och förståelse samt företagshälsovårdens kompetens. Det var viktigt att de unga arbetstagarna blev hörda och involverade. När målgruppen tas med är utvecklingsarbetet verkningsfullt. Bara det att vara involverad i utvecklingen stärker välbefinnandet och upplevelsen av uppskattning – samtidigt kan man dra nytta av arbetstagarnas vardagsinnovation.

Kampanjens längre varaktighet och upprepning året därpå var en del av en systematisk och långsiktig utveckling av psykiskt välbefinnande. När man talar om frågorna regelbundet på arbetsplatsen stärks kompetensen inom psykiskt välbefinnande.  

Man kan tala om psykisk hälsa utan att tala om psykisk hälsa. PSYKOLOG SOM DELTAGIT I UTVECKLINGSWORKSHOPPERNA 

För arbetslivets föränderliga behov finns det inga färdiga lösningar som passar alla. Man behöver nya kreativa lösningar. De skapas bäst i arbetsplatsens och företagshälsovårdens gemensamma utvecklingsverksamhet. Huvudansvaret för att omsätta dem i praktiken ligger hos arbetsplatsen. Företagshälsovården tar med sig sin kompetens för om att stärka psykisk hälsa och sin praktiska erfarenhet från andra arbetsplatser.  Att utveckla psykiskt välbefinnande är att förbättra verksamhet och rutiner, en del av det vardagliga arbetet. Det är uppmuntrande att en ganska liten praktisk utvecklingsåtgärd kan puffa arbetsgemenskapen in i en positiv förändringscykel. För att lyckas är det viktigt att medlemmarna i arbetsgemenskapen har möjlighet att delta och att de blir hörda.   Att hantera psykisk ohälsa lyckas genom att både arbetsplatsens och företagshälsovårdens roller samt verksamhetssätt inom samarbetet förnyas. Den gemensamma utvecklingserfarenheten stärker kompetensen, förbättrar samarbetet, ökar förtroendet och skapar gemensam sakkunskap. Ett verkningsfullt företagshälsovårdssamarbete sker i praktiken genom att utveckla, experimentera och förnya saker tillsammans. 

Roller som ändras 

Det är inte enkelt att ändra rollerna. Expertis är att gemensamt skapa nya lösningar vid sidan av färdiga lösningar. Förändringen kräver en genuin vilja, en experimentell attityd och mod att göra saker på ett nytt sätt.  

Nycklarna till framgången för en gemensam expertis 

Bild: Viktiga nycklar för utvecklingen av en gemensam expertis.

Chefsarbetet har en betydande inverkan på arbetsgemenskapens funktion och arbetstagarnas psykiska välbefinnande.  

Arbetsgivaren och företagshälsovården spelar en viktig roll i att stärkandet av chefsarbete som stöder välbefinnande och för att stödja chefernas eget välbefinnande. I bästa fall lyfts ledningen av psykiskt välbefinnande till centrum i företagshälsovårdssamarbetet. Detta kräver att företaget har en stark, genuin vilja att stödja och hjälpa cheferna. Det här lyckas genom att stärka chefernas känsla av att de verkligen kan påverka saker och utveckla smidiga processer samt verksamhetsmodeller som stöder arbetsförmåga och arbetshälsa.  

Företagshälsovården ökar chefernas kompetens inom psykisk hälsa genom att bland annat

• utbilda och ge information om psykiskt välbefinnande
• skapa goda samarbetsrelationer med cheferna
• stödja dem i det vardagliga arbetet med att stärka välbefinnande.

Brister i chefernas ork återspeglas snabbt hos hela personalen. 

Genom att öka chefernas kompetens inom psykisk hälsa och deras mod att möta psykisk ohälsa ökar välbefinnandet hos hela arbetsgemenskapen. När psykisk hälsa diskuteras öppet och lösningsorienterat på arbetsplatsen stärks en kultur där det är vardagligt att hantera frågor om psykisk hälsa. Öppenhet hjälper cheferna att ta tag i betungande situationer i sin egen arbetsgemenskap i tid, och det är lättare att föra dem på tal. 

Exempel
Frågebatteri till chefer för att stödja diskussionen kring välmående på arbetsplatsen 

På en arbetsplats ville man identifiera problem relaterade till psykiskt välbefinnande på ett proaktivt sätt. Här är chefernas roll viktig. Syftet med frågebatteriet som skapades är att erbjuda konkreta frågor som cheferna kan använda i vardagliga samtal.   Frågebatteriet har totalt tio huvudfrågor, bland vilka chefen kan välja tre till fem frågor som hen vill diskutera med arbetstagaren. Följdfrågorna kan användas vid behov. I nästa diskussion kan andra frågor behandlas eller den tidigare diskussionen fördjupas. Diskussion är en viktig metod för att utveckla arbetsvälbefinnandet, stödfrågorna för att stärka arbetsvälbefinnandet upplevdes som positiva. 

Återhämtning och resurser

1. Hur väl orkar du eller hur utmattad känner du dig efter en vanlig arbetsdag?  

På vilket sätt är du trött? Har ansträngningen känts meningsfull och har du känt att du gjort ett bra jobb, trots att du känner dig trött? Eller är du helt utmattad och fasar för nästa arbetsdag? Eller något däremellan? 

2. Upplever du att du återhämtar dig tillräckligt?

Vari ligger hemligheten bakom din återhämtning? På vilket sätt återhämtar du dig? Om du inte känner att du återhämtar dig tillräckligt, varför? Kan jag som chef påverka det på något sätt? Vem kunde hjälpa, var får du stöd? 

3. Sover du bra, varierande eller dåligt? 

Inverkar arbetsfrågor på sömnen? På vilka sätt?

Arbetsbörda 

4. Får du i allmänhet jobbet gjort under en vanlig arbetsdag/arbetsvecka?

• Hur ofta lägger du mer tid på din arbetsuppgift än vad du ursprungligen planerat?
• Hur mycket stör ogjorda arbetsuppgifter dig på fritiden? Vad skulle vi kunna göra åt saken tillsammans?
• Har du försummat dina närstående, hobbyer, fritidsaktiviteter eller motion på grund av ditt arbete?
• Vi antar att din arbetsförmåga har fått tio poäng som bäst. Noll skulle betyda att du inte kunde arbeta alls. Vilket poängtal skulle du ge din nuvarande arbetsförmåga?
• Vilka arbetsuppgifter upplever du är mest belastande? Vilka är mindre belastande?

Arbetsmiljö 

5. Hur kommer du överens med dina närmaste arbetskamrater just nu? 

6. Hur påverkar distansarbete din ork/ditt sociala liv? 

7. Får du tillräckligt med stöd av dina arbetskamrater/kundrepresentanter/mig som chef? 

Arbetsengagemang (energi, entusiasm och koncentrationsförmåga)

8. Hur enkelt är det för dig att koncentrera dig på ditt arbete? Hur klart löper tanken under arbetsdagen?

Vad gör det svårt att koncentrera sig? Vad skulle vi kunna göra åt saken tillsammans? 

9. Går arbetstiden snabbt eller långsamt?

Om tiden går långsamt, kan du berätta varför du känner så?

10. Hur intressanta upplever du att dina nuvarande arbetsuppgifter är?

Vad påverkar din upplevelse av intresse? 

Företagshälsovårdens vardagschecklista för att stödja chefsarbetet 

Skapa enkel kommunikationskanal – var nära 

• Berätta vem som kan kontaktas i vilka situationer och vilka tillvägagångssätt som överenskommits.  
• Se till att man kan komma i kontakt med företagshälsovården på ett enkelt sätt, samla information om vem man kan be om hjälp av med låg tröskel. 
• Se till att personerna inom företagshälsovården är kända, fotografier är synliga och att kontaktuppgifter finns tillgängliga.
• Se till att man vet hur man använder de gemensamma kommunikationskanalerna och att de används. 

Berätta på vilket sätt företagshälsovården stöder – bekräfta det gemensamma målet 

• Berätta på vilket sätt företagshälsovården stöder cheferna. 
• Stärk stödet som teamet inom företagshälsovården ger cheferna – förtydliga och klargör den gemensamma visionen om hur ni stöder cheferna. 
• Gör nya chefer insatta i frågan. 

Kommunicera regelbundet 

• Skapa regelbundna samarbetspraxis.
• Ordna regelbunden information om aktuella frågor för cheferna. 
• Delta regelbundet i chefernas möten.

Minska stigmatiseringen, tala om psykisk hälsa i vardagen 

• Skapa en atmosfär där cheferna verkligen stöds och det är bra och enkelt att be om hjälp. 
• Erbjud utbildning i psykiskt välbefinnande. 
• Säkerställ tillräckliga resurser.