12.6.2023

En situationsbild som grund för målen

Identifieringen av arbetsplatsens behov grundas på en situationsbild av de psykosociala och kognitiva resurs och belastningsfaktorerna i arbetet. Situationsbilden har skapats gemensamt av arbetsplatsens aktörer och företagshälsovården. Man bör känna till behoven för att kunna ställa upp mål för att stödja arbetstagarnas arbetsförmåga, psykiska hälsa och ork i arbetet på kort och lång sikt.

  • Vilka är de psykosociala och kognitiva resurs- och belastningsfaktorerna i arbetet?

    • Arbetets resursfaktorer motiverar arbetstagaren, främjar arbetets smidighet, mildrar de skadliga effekterna av arbetets krav och/eller ökar arbetsengagemanget, det vill säga positiva upplevelser av arbetet. Arbetets resursfaktorer kan vara relaterade till själva arbetsuppgiften, arbetsgemenskapens funktionalitet eller organisationens verksamhet. Även resurserna i arbetet går att utvecklas.  

      Belastningsfaktorerna kan vara relaterade till arbetets innehåll, arbetsarrangemang eller hur väl arbetsgemenskapen fungerar socialt.  De är psykologiska och sociala faktorer som uppenbarar sig i arbetet, vilka kan ha negativa effekter på den psykiska hälsan, särskilt om de fortsätter länge och är okontrollerade.

      God kognitiv ergonomi innebär att en persons kognitiva, det vill säga informationsbearbetning, förmågor och begränsningar har beaktats i planeringen av arbetet. Arbetet har planerats för att passa mänskan så att belastningen är under kontroll och arbetet är hälsosamt och produktivt. Det finns också många olika inspirerande saker i tankearbete. De krav i arbetet som upplevs som inspirerande kan skydda mot belastning och skapa välbefinnande.  

För att bilda en situationsbild behövs information inhämtad från olika källor, utredningar och en gemensam utvärdering

 

 

Att kombinera information från många ställen ger resultat. Därefter kan man tillsammans fundera på hur man bäst stöder psykisk hälsa på arbetsplatsen. 

Företagshälsovårdens representant
  • Arbetsplatsens riskbedömning med beaktande av resurser

    • Att identifiera faror, fastställa omfattningen av risker orsakade av farorna och utvärdera riskernas betydelse samt eliminera/hantera dem är lagstadgad verksamhet som ligger på arbetsplatsens ansvar. Företagshälsovården kan på begäran delta i utredningen och utvärderingen av farorna i arbetet. Riskbedömningen på arbetsplatsen bör alltid vara uppdaterad. 

      Det lönar sig att dra nytta av företagshälsovårdens expertis särskilt vid bedömningen av de psykosociala belastningsfaktorernas hälsoeffekter och hanteringen av åtgärder.  

      Genom att ta reda på farorna på arbetsplatsen och bedöma riskerna säkerställs en trygg arbetsmiljö och hälsosamma arbetsförhållanden. 

      Systematiska metoder används som verktyg vid riskbedömningen av psykosociala faktorer, till exempel den av social- och hälsovårdsministeriet utformade riskbedömning för arbetsplatsen – enkäten Arbetets psykosociala belastningsfaktorer. 

      Utöver risker är det viktigt att bedöma arbetets resursfaktorer

      Resurser som anknyter till en arbetsuppgifts är bland annat 

      • arbetet är belönande
      • arbetet är utvecklande
      • arbetet är mångsidigt.

      Resurser som anknyter till arbetsarrangemangen är bland annat

      • möjligheter att påverka det egna arbetet
      • tydliga roller och mål i arbetet
      • flexibla arbetstider.

      Resurser som anknyter till samspelet i arbetsgemenskapens är bland annat

      • stöd från chefen och arbetsgemenskapen
      • rättvisa och tydliga rutiner för ledarskapet
      • hänsyn i vardagen, vänlighet, respons och uppskattning
      • andras arbetsengagemang

      Resurser som anknyter till organisationen är bland annat

      • anställningstrygghet
      • innovativa verksamhetsmodeller 
      • arbetsplatsens atmosfär
      • attityder och rutiner som möjliggör samordning av arbete och övrigt liv. 

      toimintamalli_tarkistuslista

      Tips till arbetsgivaren för att genomföra en högklassig riskbedömning av psykosociala belastningsfaktorer innan arbetsplatsutredningen

      • Planera riskbedömningen inom samarbetet (arbetarskyddet, arbetsgivaren och arbetstagarnas representanter).
      • Arbetsgivare: kartlägg psykosociala belastningsfaktorer till exempel med en enkät och använd även annan information som inhämtats på arbetsplatsen och inom företagshälsovården. Utvärdera hur arbetets strukturer är kopplade till arbetets belastningsfaktorer (t.ex. otydliga arbetsbeskrivningar kan öka konflikter i arbetsgemenskapen).
      • Bedöm de psykosociala belastningsfaktorernas betydelse för hälsan och säkerheten. När riskernas omfattning bedöms, ta alla aktörers synpunkter på arbetsplatsen i beaktande. Om belastningsfaktorerna inte kan avlägsnas helt, vidta åtgärder för att minska risken till en hanterbar nivå. 
      • Företagshälsovårdens arbetsplatsutredning kompletterar de observationer och bedömningar som gjorts i riskbedömningen och definierar belastningsfaktorernas betydelse för hälsan med beaktande av arbetets resursfaktorer.

      Äntligen frågar man det här!
      ARBETSTAGARE EFTER FÖRHANDSENKÄTEN OM PSYKOSOCIALA RESURS- OCH BELASTNINGSFAKTORER

  • Arbetsplatsutredning som genomförts av företagshälsovården

    • Det ligger på arbetsgivarens ansvar att genomföra arbetsplatsutredningen. Företagshälsovården genomför utredningen i den utsträckning som arbetsplatsens behov kräver.  

      Syftet med arbetsplatsutredningen är att identifiera faror och olägenheter för hälsan på arbetsplatsen samt resursfaktorer, och att bedöma de av arbetet, arbetsmiljön och arbetsgemenskapen orsakade farornas och olägenheternas samt resursernas hälsoeffekter och betydelse för arbetsförmågan.  

      Förberedelser inför arbetsplatsutredningen

      Som verktyg för arbetsplatsutredningen används systematiska metoder såsom

      Innan arbetsplatsutredningen påbörjas bör företagshälsovården göra en omfattande förutredning. Det här underlättar heltäckande observationer under arbetsplatsbesöket. Checklistan för förutredningen finns i handboken God företagshälsovårdspraxis (3:e–5:e upplagan, s. 142–143.).  

      Observera och bedöm hälsoeffekter och dokumentera åtgärdsförslagen

      När man gör observationer är det viktigt att reda ut resurs- och belastningsfaktorerna från flera olika källor (t.ex. chef, arbetstagare/arbetstagarnas representanter). När man gör observationerna är det viktigt att reda ut bland annat om arbetssituationen är typisk, om den utvärderade faktorn påverkar under en stor del av arbetstiden, hur omfattande den är och om den förblir oförändrad på lång sikt. Dessutom utreder och bedömer man om det finns saker som mildrar belastningen. 

      En bedömning av hälsoeffekterna och betydelsen för arbetsförmågan bör göras utgående från de observationer som gjorts på arbetsplatsen gällande resurs- och belastningsfaktorer. Företagshälsovården bör ge åtgärdsförslag för att avlägsna/kontrollera den belastning i arbetsförhållandena som är skadlig för hälsan.

      Åtgärdsförslagen dokumenteras i detalj, i prioritetsordning och som praktiska åtgärder, som är rimliga och genomförbara för den aktuella arbetsplatsen.  Åtgärdsförslagen behandlas tillsammans med cheferna och arbetsplatsens personal för att säkerställa möjligheterna att genomföra dem. Att genomföra ligger på arbetsgivarens ansvar. Företagshälsovården kan stöda på ett sätt som avtalats tillsammans. 

      toimintamalli_tarkistuslistaTips för arbetsplatsens och företagshälsovårdens företagshälsovårdssamarbete: involvera personalen i arbetsplatsutredningen

      Målet är att få en så heltäckande och tillförlitlig bild av de psykosociala resurs- och belastningsfaktorerna som möjligt för att kunna definiera behoven och ställa upp mål för att stödja psykiskt välbefinnande på arbetsplatsen.

      1. Planera hela arbetsplatsutredningens process och tillhörande samarbete och olika aktörers roller, från förutredning och arbetsplatsutredning till utvecklingsverksamhet och uppföljning.
      2. Dela informationen mellan arbetsplatsen och företagshälsovården och analysera vilken information som finns om arbetsplatsens psykosociala förhållanden redan innan arbetsplatsutredningen genomförs. Se till att förutredningen inför arbetsplatsutredningen är heltäckande.
      3. Planera förhandsenkäten utifrån den föregående, beakta speciellt det ni ännu vill precisera.
      4. Håll ett informationstillfälle för personalen gemensamt med arbetsplatsens och företagshälsovårdens arbetstagare om arbetsplatsutredningen och den tillhörande förhandsenkäten. Berätta vid tillfället bland annat vad en arbetsplatsutredning är, vad psykosociala belastnings- och resursfaktor är, varför det är viktigt att besvara förhandsenkäten, hur den insamlade informationen används, hurdant stöd som finns tillgängligt för att besvara förhandsenkäten och ge möjlighet till diskussion och frågor. Banda informationstillfället så att alla kan se det även i efterhand.
      5. Ordna stöd och förutsättningar för att besvara förhandsenkäten. Till exempel kan en arbetstagare inom HR eller en arbetarskyddsfullmäktig vara på plats vid överenskommen tid för att hjälpa med besvarandet av förhandsenkäten. Ni kan ordna olika möjligheter och utrymmen för att svara på enkäten. En del Vissa kan ha lättare att svara på en elektronisk enkät och andra på en pappersblankett. Att besvara enkäten planeras till arbetsskiften. 
      6. Använd utöver de andra uppgifterna resultaten från förhandsenkäten för att planera arbetsplatsutredningen. 
      7. Genomför arbetsplatsutredningen så att så många som möjligt kan delta och arbetet kan observeras.
      8. Håll ett responsmöte efter arbetsplatsutredningen för hela personalen (vid behov för ledningen och cheferna i förväg) där ni berättar om resultaten av arbetsplatsutredningen. Se till att alla har möjlighet att delta i responsmötet och den gemensamma diskussionen. Lämna vid responsmötet utrymme för en gemensam diskussion och tid att överväga genomförandet av de föreslagna åtgärderna. Kom överens om uppföljningen. Banda också in responsmötet. Företagshälsovården kompletterar ännu rapporten för arbetsplatsutredningen utgående från den här diskussionen.
      9. Genomför föreslagna åtgärder enligt överenskommelse och följ upp genomförandet av de föreslagna åtgärderna i enlighet med planen. 
      10. Komplettera företagshälsovårdens verksamhetsplan i den mån det behövs. Tipsen kan också användas för att genomföra andra enkäter på arbetsplatsen!

Från att kartlägga behov till att ställa upp mål – tillsammans 

  • Utgående från situationsbilden åskådliggörs arbetsplatsens behov. Arbetsplatsens behov kan till exempel förstås som ett problem eller något som behöver åtgärdas. Arbetsplatsens behov kan också vara att stärka resurserna. Det kan finnas ett eller flera behov på arbetsplatsen. Det är bra att dokumentera den situationsbild som utformats tillsammans och arbetsplatsens behov, så att de blir konkreta. 
  • Behovet kan vara relaterat till ändringar i affärsverksamheten, arbetets innehåll eller dess organisering, arbetsförhållanden, samspelet i arbetsgemenskapen, individen själv eller praxis rutiner mellan företagshälsovården och arbetsplatsen. 
  • Utgående från behovet formas ett eller flera mål, med hjälp av vilka arbetsplatsens behov tillgodoses eller problemet åtgärdas. Om inte konkreta mål ställs upp är det inte möjligt att bedöma verksamhetens ändamålsenlighete eller om mål har uppnåtts (verkningsfullhet).
  • Även om till exempel att stödja arbetsvälbefinnandet på arbetsplatsen kan vara en sak man försöker uppnå, är detta varken konkret eller mätbart. Man kan använda följande SMART-målformulering som stöd för uppställande av målen: 

S = Specifikt. Vad görs konkret för att nå målet och vem gör det?
M = Mätbart. Hur utvärderars man om målet uppnåtts? Vilken nivå eftersträvas?
A = Accepterat eller attraktivt. Är målet viktigt? Förbättrar målet något?
R = Realistiskt. Är det möjligt att uppnå målet? Finns det tillräckliga resurser?
T = Tidssatt. Har en tidtabell gjorts upp för målet? 

  • Målen för att stödja psykisk hälsa kan ställas upp inom samarbetet både på lång och kort sikt. Målen kan också vara på olika nivåer – stora eller små. Det är skäl att dela in mer omfattande och långsiktiga mål i mindre helheter, och dessa kan bestå av mindre delmål. Det lönar sig också att prioritera målen och sätta dem i prioritetsordning – var ska man börja?
  • Inom arbetsplatsen finns det ofta olika behov och målgrupper, så målen kan också vara olika för olika målgrupper. Till exempel kan chefer och arbetstagare behöva olika saker, därför bör olika mål ställas upp. Arbetsplatsens behov kan också vara att utveckla företagshälsovårdssamarbetet tillsammans med företagshälsovården. 
  • Det är viktigt att mål ställs upp i företagshälsovårdssamarbetet och att tillräckligt med tid används för målsättningen. Utifrån målsättningen börjar man tillsammans reflektera över med vilka praktiska åtgärder och medel målen kan uppnås, och med vilka man har för avsikt att i samarbete stödja arbetstagarnas psykiska välbefinnande på just den här arbetsplatsen.

Exempel: Från situationsbild till mål

  • Situationsbild

      • Man känner dåligt till arbetets särdrag och de psykosociala belastnings- och resursfaktorerna. 
      • Arbetsplatsen känner inte till slutsatserna och resultaten av den genomförda arbetsplatsutredningen.
      • Förverkligandet av åtgärderna i arbetsplatsutredningen följs inte upp.
      • Arbetsplatsutredningen och riskbedömningen fungerar som separata processer.
      • På arbetsplatsen görs riskbedömningen systematiskt och i enlighet med en tydlig process, varvid förverkligandet av de planerade åtgärderna följs upp och leds som en del av arbetsplatsens ledarskapskultur.
  • Behov

      • Att kombinera riskbedömningen och arbetsplatsutredningen till en enhetlig process.
      • Att bättre identifiera de psykosociala belastnings- och resursfaktorerna som en del av riskbedömningen.
      • Att producera en rapport om arbetsplatsutredningens slutsatser och åtgärder.
  • Mål

      • En gemensam processbeskrivning av hur riskbedömningen och arbetsplatsutredningen genomförs. Man avtalar om tidpunkten, aktörerna, var det genomförs och hur genomförandet utvärderas.
      • Testning av det nya verksamhetssättet. Man avtalar om tidpunkten, aktörerna, var det genomförs och hur genomförandet utvärderas.
      • Utveckling av modellen utgående från erfarenheterna av testningen. 
      • Etablering av det nya verksamhetssättet.

toimintamalli_hyvat_kaytannot

Agera skickligt

  • Arbetsplats: ta ansvar för riskbedömningen, uppdatera den regelbundet och genomför de fortsatta åtgärderna. Beakta också arbetsplatsens styrkor och resurser vid riskbedömningen. Se till att cheferna kontinuerligt följer situationen i arbetsgemenskapen och att de har tillräckliga metoder och kompetens för att göra det. 
  • Företagshälsovård: dra nytta av multiprofessionaliteten i arbetsplatsutredningen och involvera till exempel en företagspsykolog för att göra utredningen. Skräddarsy utredningsmetoderna för varje arbetsplats. 
  • Se till att varje aktör som deltar i företagshälsovårdssamarbete känner till sin egen roll och agerar därefter. Till exempel arbetsplatsen gör riskbedömningen och företagshälsovården gör en arbetsplatsutredning av hög kvalitet.
  • Använd och dela öppet och aktivt information som inhämtats av olika aktörer (arbetsplats, företagshälsovård, arbetarskydd, förtroendepersonal) när man bildar en situationsbild. Involvera också personalen. • Skapa tillsammans mål för verksamheten som är konkreta och går att följa upp.
toimintamalli_valta_viisaasti

Undvik klokt

  • Arbetsplatsen: riskbedömningen har inte gjorts eller är inte uppdaterad. Den inhämtade informationen används inte för att kartlägga behoven eller för att ställa upp mål. Företagshälsovården kräver inte en tillräckligt ingående utvärdering av de psykosociala faktorerna.
  • Företagshälsovården: arbetsplatsen går inte att identifiera utifrån texten i arbetsplatsutredningens rapport – den är för allmän. I arbetsplatsutredningen har de psykosociala faktorerna inte bedömts, bedömningen av hälsoeffekterna och betydelsen för arbetsförmågan är bristfällig, de föreslagna åtgärderna är inte motiverade, konkreta eller tydliga.
  • Otydliga mål som är svåra att mäta.