Tilannekuva tavoitteiden pohjana
Työpaikan tarpeiden tunnistaminen perustuu yhdessä työpaikan toimijoiden ja työterveyshuollon kanssa luotuun tilannekuvaan työn psykososiaalisista ja kognitiivisista voimavara- ja kuormitustekijöistä. Nämä tulee tuntea, jotta voidaan asettaa tavoitteet työntekijöiden työkyvyn, mielenterveyden ja työssä jaksamisen tukemiseksi lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä.
-
Mitä ovat työn psykososiaaliset ja kognitiiviset voimavara- ja kuormitustekijät?
-
Työn voimavaratekijät motivoivat työntekijää, edistävät työn sujumista, lieventävät työn vaatimusten haitallisia vaikutuksia ja/ tai lisäävät työn imua eli myönteisiä työhön liittyviä kokemuksia. Työn voimavaratekijät voivat liittyä itse työtehtävään, työyhteisön toimivuuteen tai organisaation toimintaan. Myös työn voimavaroja voi kehittää.
Kuormitustekijät voivat liittyä työn sisältöön, työjärjestelyihin tai työyhteisön sosiaaliseen toimivuuteen. Ne ovat työssä ilmeneviä psyykkisiä ja sosiaalisia tekijöitä, joilla voi etenkin pitkään jatkuessaan ja hallitsemattomina olla kielteisiä vaikutuksia mielenterveyteen.
Hyvä kognitiivinen ergonomia tarkoittaa, että työn suunnittelussa on huomioitu ihmisen kognitiiviset eli tiedonkäsittelyn kyvyt ja rajoitukset. Työ on suunniteltu ihmisen mittaiseksi siten, että kuormittuminen on hallinnassa ja työ on terveellistä ja tuottavaa. Aivotyössä on paljon myös erilaisia innostavia asioita. Työn innostaviksi koetut vaatimukset voivat suojata kuormittumiselta ja tuoda hyvinvointia.
-
Tilannekuvan muodostamiseen tarvitaan eri lähteistä koottua tietoa, selvityksiä ja yhteistä arviointia
Tietojen yhdistäminen monesta paikasta tuo tulosta. Sen jälkeen voidaan yhdessä miettiä, miten parhaiten tuettaisiin mielenterveyttä työpaikalla.
Työterveyshuollon edustaja
-
Työpaikan riskien arviointi huomioiden voimavarat
-
Vaarojen tunnistaminen, vaarojen aiheuttamien riskien suuruuden määrittäminen ja riskien merkityksen arviointi sekä poistaminen/ hallinta on työpaikan vastuulla olevaa lakisääteistä toimintaa. Pyydettäessä työterveyshuolto voi osallistua työn vaarojen selvittäminen ja arviointiin. Työpaikan riskienarvioinnin tulee olla aina ajan tasalla.
Työterveyshuollon asiantuntemusta kannattaa hyödyntää erityisesti psykososiaalisten kuormitustekijöiden terveydellisen merkityksen arvioinnissa ja toimenpiteiden käsittelyssä.
Selvittämällä työpaikan vaaratekijät ja arvioimalla riskit varmistetaan turvallinen työympäristö ja terveelliset työolot.
Psykososiaalisten tekijöiden riskienarvioinnin työkaluina käytetään systemaattisia menetelmiä esim. STM riskien arviointi työpaikalla, Työn psykososiaaliset kuormitustekijät -kysely.
Riskien lisäksi on tärkeää arvioida työn voimavaratekijät
Työtehtävään liittyviä voimavaroja ovat mm.
- työn palkitsevuus
- kehittävyys ja
- monipuolisuus.
Työn järjestämiseen liittyviä voimavaroja ovat mm.
- vaikutusmahdollisuudet omaan työhön
- työroolien ja tavoitteiden selkeys ja
- työaikojen joustavuus.
Työyhteisön vuorovaikutukseen liittyviä voimavaroja ovat mm.
- esihenkilön ja työyhteisön tuki
- oikeudenmukaisuus ja johtamisen selkeät käytännöt
- arkinen huomaavaisuus, ystävällisyys, palaute ja arvostus ja
- muiden kokema työn imu.
Organisaatioon liittyviä voimavaroja ovat mm.
- työn varmuus
- innovatiiviset toimintatavat
- työpaikan ilmapiiri
- työn ja muun elämän yhteensovittamista tukevat asenteet ja käytännöt.
Vinkit työantajan laadukkaasti tekemään psykososiaalisten kuormitustekijöiden riskienarviointiin ennen työpaikkaselvitystä
- Suunnittele riskienarviointi yhteistoiminnassa (työsuojelu, työnantaja ja työntekijöiden edustajat).
- Työnantaja: kartoita psykososiaalisia kuormitustekijöitä esim. kyselyn avulla ja hyödynnä myös muuta työpaikalle ja työterveyshuoltoon kertynyttä tietoa. Arvioi, miten työn rakenteet ovat yhteydessä työn kuormitustekijöihin (esim. epäselvät työnkuvat voivat lisätä ristiriitoja työyhteisössä).
- Arvioi psykososiaalisten kuormitustekijöiden merkitys terveydelle ja turvallisuudelle. Riskien suuruutta arvioitaessa ota huomioon kaikkien työpaikan toimijoiden näkemykset. Mikäli kuormitustekijöitä ei voida kokonaan poistaa, toteuta toimenpiteet, joilla riski pienennetään hallittavalle tasolle.
- Työterveyshuollon työpaikkaselvitys täydentää riskienarvioinnissa tehtyjä havaintoja ja arviointia sekä määrittelee kuormitustekijöiden merkityksen terveydelle huomioiden työn voimavaratekijät.
Vihdoinkin näitä kysytään!
TYÖNTEKIJÄ PSYKOSOSIAALISTEN VOIMAVARA- JA KUORMITUSTEKIJÖIDEN ESIKYSELYN JÄLKEEN
-
-
Työterveyshuollon toteuttama työpaikkaselvitys
-
Työpaikkaselvityksen teettäminen on työnantajan vastuulla. Työterveyshuolto toteuttaa sen siinä laajuudessa kuin työpaikan tarpeet edellyttävät.
Työpaikkaselvityksen tavoitteena on tunnistaa työssä olevia terveysvaaroja ja -haittoja sekä voimavaratekijöitä ja arvioida työstä, työympäristöstä ja työyhteisöstä aiheutuvien terveysvaarojen ja -haittojen, kuormitustekijöiden sekä voimavarojen terveydellistä merkitystä ja merkitystä työkyvylle.
Valmistautuminen työpaikkaselvitykseen
Työpaikkaselvityksen työkaluina käytetään systemaattisia menetelmiä kuten
- työn integroitu kokonaiskuormituksen arviointimenetelmä TIKKA
- STM riskien arviointi työpaikalla
- työn psykososiaaliset kuormitustekijät -kysely
- kognitiivisen ergonomian tarkistuslista
- aivotyö toimivaksi -menetelmä
- mahdolliset muut esikyselyt
Työpaikkaselvitystä aloitettaessa työterveyshuollon tulee tehdä kattava esiselvitys. Tämä auttaa tekemään työpaikkakäynnillä kattavia havaintoja. Esiselvityksen tarkistuslista löytyy Hyvästä työterveyshuoltokäytännöstä (3.-5. painos, s. 142-143.)
Havainnoi, arvioi terveydellinen merkitys ja kirjaa toimenpide-ehdotukset
Havaintoja tehdessä on tärkeä selvittää voimavara- ja kuormitustekijöitä useasta eri lähteestä (esim. esihenkilö, työntekijät/ työntekijöiden edustajat). Havaintoja tehdessä on tärkeää selvittää mm. onko työtilanne tyypillinen, vaikuttaako arvioitava tekijä suuren osan työaikaa, kuinka voimakas se on ja onko se samanlainen pitkällä aikavälillä. Lisäksi selvitetään ja arvioidaan, onko kuormitusta lieventäviä asioita.
Havaintojen pohjalta tulee tehdä arvio työpaikalla havaittujen voimavara- ja kuormitustekijöiden terveydellisestä merkityksestä ja merkityksestä työkyvylle Työterveyshuollon tulee tehdä toimenpide-ehdotuksia työolojen terveydelle haitallisen kuormituksen poistamiseksi/ hallitsemiseksi.
Toimenpide-ehdotukset kirjataan yksityiskohtaisesti, tärkeysjärjestykseen ja juuri kyseistä työpaikkaa koskeviksi käytännön toimenpiteiksi, jotka ovat järkeviä ja toteuttamiskelpoisia. Toimenpide-ehdotukset käsitellään yhdessä esihenkilöiden ja työpaikan henkilöstön kanssa, jotta varmistetaan niiden toteuttamisen mahdollisuudet. Toimenpiteiden toteuttaminen on työnantajan vastuulla. Työterveyshuolto voi tukea tässä yhdessä sovitulla tavalla.
Vinkit työpaikan ja työterveyshuollon työterveysyhteistyöhön: henkilöstön osallistaminen työpaikkaselvitykseenTavoitteena on saada mahdollisimman kattava ja luotettava kuva psykososiaalisista voimavara- ja kuormitustekijöistä, jotta voidaan määritellä tarpeet ja asettaa tavoitteet mielen hyvinvoinnin tukemiseksi työpaikalla.
- Suunnitelkaa koko työpaikkaselvitysprosessi ja siihen liittyvä yhteistyö ja eri toimijoiden roolit esiselvityksestä ja työpaikkakäynnistä kehittämistoimintaan ja seurantaan saakka.
- Jakakaa tietoa työpaikan ja työterveyshuollon kesken ja analysoikaa, mitä tietoa työpaikan psykososiaalisista olosuhteista on jo ennen työpaikkaselvityksen tekemistä. Huolehtikaa, että työpaikkaselvityksen esiselvitys on kattava.
- Suunnitelkaa esikysely edellisen pohjalta, huomioiden erityisesti mitä haluatte vielä tarkentaa.
- Pitäkää yhdessä työpaikan ja työterveyshuollon työntekijöiden kanssa henkilöstölle infotilaisuus työpaikkaselvityksestä ja siihen liittyvästä esikyselystä. Kertokaa tilaisuudessa mm. mikä työpaikkaselvitys on, mitä psykososiaaliset kuormitus- ja voimavaratekijät ovat, miksi esikyselyyn vastaaminen on tärkeää, miten kerättyä tietoa käytetään, millaista tukea on saatavilla esikyselyyn vastaamiseen ja antakaa mahdollisuus keskustelulle ja kysymyksille. Tallentakaa infotilaisuus, jotta se on kaikkien nähtävillä myös jälkikäteen.
- Järjestäkää tukea ja edellytykset esikyselyyn vastaamiseen. Esimerkiksi HR:n työntekijä tai työsuojeluvaltuutettu voi olla sovittuna aikana auttamassa esikyselyyn vastaamiseen. Voitte järjestää erilaisia mahdollisuuksia ja tiloja vastata kyselyyn. Joidenkin voi olla helpompi vastata sähköiseen kyselyyn, ja toisten paperilomakkeeseen. Kyselyyn vastaaminen suunnitellaan työvuoroihin.
- Käyttäkää esikyselyn tuloksia työpaikkakäynnin suunnitteluun muun tiedon lisänä.
- Toteuttakaa työpaikkakäynti niin että mahdollisimman moni pääsee osallistumaan ja työntekoa havainnoidaan.
- Pitäkää työpaikkakäynnin jälkeen koko henkilöstölle (tarvittaessa johdolle ja esihenkilöille etukäteen) palautetilaisuus, jossa kerrotte työpaikkakäynnin tuloksista. Varmistakaa, että jokaisella on mahdollisuus osallistua palautetilaisuuteen ja yhteiseen keskusteluun. Jättäkää palautetilaisuudessa tilaa yhteiselle keskustelulle ja toimenpide-ehdotusten toteutuksen pohdinnalle. Sopikaa seurannasta. Tallentakaa myös palautetilaisuus. Työterveyshuolto täydentää työpaikkaselvitysraporttia vielä tämän keskustelun perusteella.
- Toteuttakaa sovitut kehittämistoimenpiteet ja seuratkaa toimenpide-ehdotusten toteuttamista suunnitelman mukaisesti.
- Täydentäkää työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa tarvittavin osin. Vinkkejä voi hyödyntää myös muiden kyselyjen toteuttamisessa työpaikalla!
-
Tarpeiden kartoituksesta tavoitteiden asettamiseen - yhdessä
-
Tilannekuvan pohjalta hahmottuu työpaikan tarve. Työpaikan tarpeen voi ymmärtää esim. ongelmana tai asiana, joka vaatii korjaamista. Työpaikan tarve voi olla myös voimavarojen vahvistaminen. Työpaikan tarpeita voi olla yksi tai useampia. Yhdessä muodostettu tilannekuva ja työpaikan tarpeet on hyvä kirjata, jotta ne konkretisoituvat.
-
Tarve voi liittyä liiketoiminnan muutoksiin, työn sisältöön tai sen järjestämiseen, työolosuhteisiin, työyhteisön vuorovaikutukseen, yksilöön itseensä tai työterveyshuollon ja työpaikan välisiin käytäntöihin.
- Tarpeen pohjalta muodostetaan tavoite tai tavoitteet, joiden avulla työpaikan tarpeeseen vastataan tai ongelma korjataan. Ellei konkreettisia tavoitteita aseteta, ei toiminnan tarkoituksenmukaisuutta ja tavoitteen toteutumista (vaikuttavuutta) voida arvioida.
- Vaikka esim. työhyvinvoinnin tukeminen työpaikalla voi olla tavoiteltava asia, se ei ole konkreettinen eikä mitattava. Tavoitteiden asettamisessa voi käyttää apuna seuraavaa SMART-kaavaa:
S = Selkeä. Mitä konkreettista tavoitteen saavuttamiseksi tehdään ja kuka tekee?
M = Mitattava. Miten arvioidaan tavoitteeseen pääsyä? Mikä on tavoitetaso?
A = Aikaan sidottu. Onko tavoite kalenteroitu?
R = Realistinen. Onko tavoitteeseen mahdollista päästä? Onko riittävästi resursseja?
T = Tarpeellinen. Onko tavoite tärkeä? Parantaako tavoite jotakin asiaa?
- Mielenterveyden tuen tavoitteita voidaan yhteistyössä asettaa sekä pitkälle että lyhyelle aikavälille. Tavoitteet voivat olla myös eri tasoisia – suuria tai pieniä. Laajempia ja pidemmän tähtäimen tavoitteita on syytä pilkkoa pienempiin osakokonaisuuksiin, ja ne voivat koostua pienemmistä osatavoitteista. Tavoitteita kannattaa myös priorisoida ja asettaa tärkeysjärjestykseen - mistä lähdetään liikkeelle?
- Työpaikan sisällä on usein erilaisia tarpeita ja kohderyhmiä, jolloin myös tavoitteet voivat olla eri kohderyhmille erilaisia. Esimerkiksi työpaikan esihenkilöt ja työntekijät voivat tarvita eri asioita, jolloin tulee asettaa erilaisia tavoitteita. Työpaikan tarpeena voi olla myös työterveysyhteistyön kehittäminen yhdessä työterveyshuollon kanssa.
- On tärkeää, että tavoitteet asetetaan työterveysyhteistyössä, ja että tavoitteen asetteluun käytetään riittävästi aikaa. Tavoitteiden asettamisen pohjalta lähdetään yhteistyössä pohtimaan niitä käytännön toimenpiteitä ja keinoja, joilla tavoitteet voidaan saavuttaa, ja joilla työntekijöiden mielen hyvinvointia aiotaan yhteistyössä tukea juuri tällä työpaikalla.
Esimerkki: Tilannekuvasta tavoitteisiin
-
Tilannekuva
-
- Työn erityispiirteet ja psykososiaaliset kuormitus- ja voimavaratekijät tunnetaan heikosti.
- Toteutetun työpaikkaselvityksen johtopäätökset ja tulokset eivät ole työpaikalla tiedossa.
- Työpaikkaselvityksen toimenpiteiden toteutumista ei seurata.
- Työpaikkaselvitys ja riskien arviointi toimivat toisistaan erillisinä prosesseina.
- Työpaikalla riskien arviointi toteutetaan systemaattisesti ja selkeän prosessin mukaisesti, jolloin suunniteltujen toimenpiteiden toteutumista seurataan ja johdetaan osana työpaikan johtamiskulttuuria.
-
-
Tarve
-
- Yhdistää riskien arviointi ja työpaikkaselvitys yhteneväiseksi prosessiksi.
- Tunnistaa psykososiaaliset kuormitus- ja voimavaratekijät paremmin osana riskien arviointia.
- Tuottaa raportti työpaikkaselvityksen johtopäätöksistä ja toimenpiteistä.
-
-
Tavoite
-
- Yhteinen prosessikuvaus riskien arvioinnin ja työpaikkaselvityksen toteuttamisesta. Sovitaan aika, toimijat, missä toteutetaan, miten arvioidaan toteutumista.
- Uuden toimintatavan pilotointi ja testaaminen. Sovitaan aika, toimijat, missä toteutetaan, miten arvioidaan toteutumista.
- Mallin kehittäminen pilotoinnin kokemusten perusteella.
- Uuden toimintatavan vakiinnuttaminen.
-
Toimi taitavasti
- Työpaikka: ota vastuu riskien arvioinnista, päivitä sitä säännöllisesti ja huolehdi jatkotoimenpiteistä. Huomioi riskien arvioinnissa myös työpaikan vahvuudet ja voimavarat. Varmista, että esihenkilöt seuraavat jatkuvasti työyhteisön tilaa ja että heillä on siihen riittävästi keinoja ja osaamista.
- Työterveyshuolto: hyödynnä työpaikkaselvityksessä moniammatillisuutta ja osallista esimerkiksi työterveyspsykologi selvityksen tekemiseen . Räätälöi selvitysmenetelmät työpaikkakohtaisesti.
- Varmista, että jokainen työterveysyhteistyöhön osallistuva taho tuntee oman roolinsa ja toimi sen mukaisesti, esim. työpaikka huolehtii riskienarvioinnista ja työterveyshuolto tekee laadukkaan työpaikkaselvityksen.
- Hyödynnä ja jaa avoimesti ja aktiivisesti tilannekuvaa muodostettaessa eri tahoille kertynyttä tietoa (työpaikka, työterveyshuolto, työsuojelu, luottamushenkilöstö). Osallista myös henkilöstöä.
- Luo yhdessä toiminnan tavoitteet, jotka ovat konkreettiset ja seurantakelpoiset.
Vältä viisaasti
- Työpaikka: riskien arviointia ei ole tehty tai se ei ole ajan tasalla. Kertynyttä tietoa ei hyödynnetä tarpeiden kartoituksessa tai tavoitteiden asettamisessa. Ei vaadita riittävän kattavaa psykososiaalisten tekijöiden arviointia työterveyshuollosta.
- Työterveyshuolto: työpaikkaselvitysraportin tekstistä ei tunnista työpaikkaa, vaan se on liian yleinen. Työpaikkaselvityksessä psykososiaalisia tekijöitä ei ole arvioitu, terveydellisen merkityksen arviointi ja merkitys työkyvylle on puutteellinen, toimenpide-ehdotukset eivät ole perusteltuja, konkreettisia tai selkeitä.
- Epäselvät ja heikosti mitattavat tavoitteet.
-
Lisäluettavaa
-
Miten voimavaroja lisätään?
Yhteistyön keinoin parempaan työkykyjohtamiseen -oppimateriaali, TyöterveyslaitosTietolähteitä yhteistyön eri tarpeisiin
Yhteistyön keinoin parempaan työkykyjohtamiseen -oppimateriaali, TyöterveyslaitosTyöpaikkaselvitys
Työfysioterapian ja työterveyspsykologian opasmateriaali, TyöterveyslaitosPsykososiaalinen kuormitus, Työsuojeluhallinto
Työhyvinvointikyselyjen vastausprosentti nousuun – lue Ylä-Savon soten tarina
-