Mitä enemmän mielenterveyttä vahvistavia ja tukevia työkaluja otetaan käyttöön työpaikoilla, sitä enemmän luodaan voimavaroja korostavaa kulttuuria. Työkalut eivät kuitenkaan jää pysyvään käyttöön ilman suunnittelua ja resurssointia.

Aluksi tarvitaan aina päätös työkalun käyttöönotosta. Vaikka kyseessä olisi kohtuullisen pienen ja konkreettisen uuden työkalun käyttöönotto, usein on hyvä pohtia eri näkökulmista sitä, kuinka sen pysyvää käyttöönottoa voidaan edistää ja mitä sillä tavoitellaan.

Jokin työpaikan yksikkö tai tiimi voikin esimerkiksi kokeilla työkalua matalalla kynnyksellä, ja mikäli se koetaan hyväksi, voidaan aloittaa suunnittelu laajempaa käyttöönottoa varten.

Käyttöönotossa on tärkeää ymmärtää työkalun toimintaperiaate ja viestiä käyttöönotosta ymmärrettävästi. Lisäksi on hyvä miettiä sitä, mitä työkalun käyttöönotto tarkoittaa työntekijöiden arjen ja työkäytäntöjen osalta. Työkalun käyttöönottaminen edellyttää sen mukanaan tuomien muutosten resurssointia, johtamista ja seurantaa.

Uusien käytäntöjen juurtuminen työpaikkojen käyttöön voi viedä paljon aikaa. Sitä voi kuitenkin nopeuttaa hyvällä suunnittelulla ja resurssoinnilla. Näkökulmia ja kysymyksiä käyttöönottoon liittyen on useita, mutta se ei tarkoita sitä, että käyttöönoton itsessään tarvitsisi aina olla monimutkaista tai aikaa vievää.

Työkalun käyttöönottoa suunniteltaessa kannattaa pohtia seuraavia asioita:

  • Johdon rooli

    • Onko työkalun käyttöönotolla johdon tuki? Missä kohdin tarvitaan johdon osallistumista, orientoitumista, päätöksentekoa?

       

      Toimenpiteitä

      • Johdon osallistaminen. Työkalun tarkempi esittely johdolle ja ymmärryksen lisääminen. Varmistuminen siitä, että uusi työkalu tai menetelmä tulee alusta lähtien ymmärrettyä ja sanoitettua oikein. 
      • Käyttöönoton tuen varmistaminen. On tärkeää, että johto tukee uuden työkalun käyttöönottoa ja varmistaa siihen tarvittavat taloudelliset ja ajalliset resurssit.
      • Työkalut osaksi työkykyjohtamista. Nykyaikainen johto ymmärtää tarkastella henkilöstön voimavaroja osana työpaikan strategisia tavoitteita ja ymmärtää mielenterveyden merkityksen työssä.
  • Viestintä ja vuorovaikutus

    • Mitä vuorovaikutuskeinoja käytetään, missä kohdin ja kenelle? Keitä olennaisia tahoja tulee kontaktoida ja osallistaa työkalujen käyttöönottoon, jotta ne aidosti juurtuisivat käyttöön? Miten viestitään työntekijöille, entä johdolle? Tarvitaanko esittelytilaisuuksia tai materiaalia?

       

      Toimenpiteitä

      • Voit aloittaa kokeilemalla. Ensin työkalun voi ottaa käyttöön yksi osasto tai tiimi. Mikäli tulokset ovat hyviä, voidaan käyttöönottoa jatkaa muilla osastoilla tai tiimeissä. On tärkeää viestiä työkalun tarkoituksesta ja sisällöstä, mutta myös välittää tietoa aiemmista onnistumisista ja haasteista.
      • Painota viestintää eri tavoin eri kohderyhmille, kuten johdolle tai työntekijöille. Huomioi työpaikan eri tahot ja tasot viestittäessä uusista työkaluista. Johto voi olla erityisen kiinnostunut vaikkapa kyseisen työkalun vaikutuksista sairauspoissaoloihin.
      • Huomioi työpaikan toimialan merkitys suhteessa työkaluun. Toimialasta riippuen työntekijät saattavat kaivata hyvin yksityiskohtaistakin tietoa mielenterveyden haasteita ennaltaehkäisevistä työkaluista. Joskus taas keskeisempää on konkreettinen perehdytys työkaluun liittyvistä käytännön asioista.
  • Osallistaminen

    • Mihin kaikkiin vaiheisiin työntekijät / ammattilaiset osallistuvat? Järjestetäänkö koulutusta, tiedotustilaisuuksia tai työpajoja?

       

      Toimenpiteitä

      • Tee mahdollisuuksien mukaan valmiusanalyysi. Kartoita mahdollisia koulutustarpeita ja suunnittele työkaluun ja sen käyttöönottoon liittyvää tiedottamista ja vuorovaikutusta.
      • Osallista käyttöönottoon alusta lähtien. Viestinnän tulisi koskea sekä työkalun tarkoitusta, sen sisältöä että käyttöönoton prosessia.
      • Viesti läpinäkyvästi käyttöönoton tarkoitus, tavoitteet ja se, mihin tuloksia käytetään ja kuinka anonyymisti tiedonkeruu on järjestetty. Työntekijöiden on tärkeää tietää, käytetäänkö työkaluja esimerkiksi osana työntekijöiden hyvinvoinnin ja työkyvyn seurantaa.
  • Organisaatio, roolit ja vastuut

    • Ovatko roolit ja vastuut selkeitä? Voidaanko keinojen ja menetelmien käyttöönottoon nimetä ryhmä? Tulisiko nimetä vastuuhenkilö/henkilöt tai tiimi, joka vastaa muutoksesta?

       

      Toimenpiteitä

      • Sovi käyttöönoton roolit ja vastuut. Pelkkä päätös keinon tai menetelmän käyttöönotosta ei yksistään riitä, ellei käyttöönottoa ole suunniteltu ja sovittu siitä, ketkä sen käytännössä tekevät. Uuden työkalun käyttöönotto tapahtuu ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa.
      • Käyttöönotto on hyvä vastuuttaa jollekin henkilölle tai ryhmälle. Tämän ei kuitenkaan välttämättä tarkoita, että he ovat käyttöönotosta vastuussa yksinään. Vastuuhenkilöt nimeämällä päästään useimmiten etenemään käyttöönotossa nopeammin.
  • Organisaatiokulttuuri ja työprosessit

    • Missä määrin uudet keinot ja menetelmät muuttavat työprosesseja vai muuttavatko? Kuinka organisaatiokulttuuri tukee muutosta vai tukeeko? Tarvitaanko niin kutsuttuja muutosagentteja, jotka vievät muutosta eteenpäin? Edellyttääkö muutos fyysisten tai sosiaalisten rakenteiden muokkaamista?

       

      Toimenpiteitä

      • Suunnittele käyttöönotto riippumatta siitä onko kyseessä yksittäisen työkalun kokeilu vai laajempi prosessi. Jotta työkalusta tai menetelmästä olisi hyötyä pidemmällä aikavälillä, kannattaa pohtia sen juurruttamista osaksi työpaikan pysyviä käytäntöjä esimerkiksi lisäämällä se työhyvinvointisuunnitelmaan, ottamalla osaksi työkykyjohtamista ja ylipäätään työpaikan hyvinvoinnin ja työkyvyn ylläpitämistä koskevia prosesseja.
      • Selvitä ja ratkaise käyttöönoton yhteydessä mahdolliset ongelmakohdat olemassa olevien työprosessien ja voimavaroja tukevien käytäntöjen kanssa.
  • Koulutus

    • Minkälaista kyvykkyyksien kasvattamista tarvitaan: koulutusta, sparrausta, ohjausta?

       

      Toimenpiteitä

      • Varmista, että johto ja henkilöstö ymmärtävät työkalun ja sen käyttöönoton tarkoituksen työpaikalla, keitä käyttöönotto koskee ja mikä sen aikataulu on. Osaan työkalupakin työkaluista kuuluu koulutus tai valmennus.
      • Järjestä tarpeen mukaan ohjausta tai kokemusten vaihtoa esimerkiksi tiimi- tai yksikköpalavereissa, vaikka työkalun käyttöönotto ei sinällään vaatisikaan kouluttamista.
  • Seuranta ja dokumentaatio

    • Miten uusien keinojen ja menetelmien käyttöönottoa seurataan? Mitä tietoa kerätään?

      Käyttöönoton dokumentointi ja seuranta ei ole välttämätöntä, mutta siitä voi olla paljon hyötyä sekä työntekijöiden hyvinvoinnin että kustannusten kannalta. Mikäli osoittautuu, että työkalun käyttö näyttäisi kohentavan henkistä hyvinvointia ja ehkä myös vähentävän sairauspoissaoloja, on syytä jatkaa työkalun käyttöä ja yleisemminkin huomion kiinnittämistä mielenterveyden haasteiden ennaltaehkäisyyn työpaikalla.

  • Arviointi ja kehittäminen

    • Mitä tietoa analysoidaan? Milloin ja mitä vaikutustietoa arvioidaan?

       

      Toimenpiteitä

      • Arvioi käyttöönotto, jos resurssit antavat myöten. Arvioi työkalun relevanssi, käytön laajuus sekä eri tahojen näkemykset työkalusta.
      • Kerää myös mahdolliset kehittämistarpeet, joita työkalujen käyttöönotto on nostanut esiin esimerkiksi työpaikan työprosesseissa ja organisaatiokulttuurissa.

Mielen hyvinvointia vahvistavien työkalujen käyttöönotossa ja juurruttamisessa on hyvä huomioida, että työkalujen käyttöönotto erilaisilla työpaikoilla tapahtuu todennäköisesti hyvin erilaisin keinoin.

Osa keinoista voi tulla löydetyksi yksittäisen työntekijän testaamisen kautta, kun taas osan käyttöönotossa voi olla jo lähtökohtaisesti kyseessä suunniteltu ja asianmukaisesti resursoitu henkilöstöhallinnon tai työterveyshuollon prosessi.

Vaikka yksittäisten työpaikkojen työympäristöt, käytännöt ja itse työ poikkeavat toisistaan huomattavasti, mielenterveyden tukemiseen tarkoitettuja työkaluja itsessään ei tulisi muokata, jotta niillä saavutettaisiin haluttuja vaikutuksia.