Etä- ja hybridityöhön siirtyminen on ollut loikka myös aivotyön kuormittavien tekijöiden taklaamisessa. Tarkastelimme yhteistyössä Itä-Suomen yliopiston Etätyöpisteiden olosuhteet -tutkimuksen kanssa Sujuva aivotyö -verkkovalmennukseen osallistuvien keskustelua ja kokemuksia siitä, miten kognitiivista kuormitusta voi vähentää etä- ja hybridityössä.
-2.png?width=1200&height=631&name=MicrosoftTeams-image%20(8)-2.png)
Ajanhallinnan mestarista oman työn hallinnan mestariksi
"Oivalsin, että ei ole ihme, että uuvuttaa ja koko ajan on riittämätön ja huono ihminen -olo. Vaatimukset ovat mahdottomia ja ei ole mitään järkeä niitä yrittää sellaisenaan toteuttaa, kun se ei yksinkertaisesti ole mahdollista! EN pysty keskittymään kuin yhteen asiaan kerrallaan: en voi olla samalla palaverissa tai koulutuksessa ja hoitaa muita asioita -> joko olen palaverissa tai sitten en. Varsinaisen työn tekemiseen ON PAKKO VARATA AIKAA. Tilaisuuksiinkin pitää valmistautua ja niistä poikii työtä. Jos kalenterissa on jokin tilaisuus, sen aiheuttama muu työ on huomioitava.”
Tämä tärkeä oivallus kiteyttää hienosti työelämän paineen alla työskentelyä, työn vaatimuksia, työmäärää sekä omaa roolia kokonaisuuden hallinnassa. Näyttäytyykö oman työn hallinta konkreettisesti oman kalenterin ja sen myötä oman ajankäytön hallinnassa? Yhteen asiaan keskittyminen kerrallaan on yksi tärkeimpiä kognitiivisen kuormituksen hallinnan keinoja, joten kuormituksen näkökulmasta tässä ollaan asian ytimessä. Keskeytyksetöntä työaikaa tarvitaan.
Yhteen asiaan keskittymistä mahdollistaa esimerkiksi oman kalenterin hallinnointi. Keskustelua työn tavoitteista, priorisoinnista ja ihmisen mittaisesta työstä on lisäksi tärkeä käydä koko työyhteisön tasolla. Toisaalta työpaikat ovat keskenään hyvin erilaisissa tilanteissa kuten erään osallistujan kommentti osoittaa: ”johto on kehottanut ottamaan sähköiset kalenterit käyttöön mutta kaikki tiimit eivät ole sitä vielä tehneet”. Jos ihmiset tiimissä toimivat eri tavoin, yhteinen työ vaikeutuu.
Tauot työtä tasapainottamassa
Myös palautuminen voimavarojen lisäämisen keinona ja keskittymisen tukijana tietotyössä puhutti osallistujia. ”Pidän kiinni työajoista: en halua tehdä töitä illalla enkä viikonloppuisin. Keskitän ja suunnittelen työni niin, että teen sen suunnilleen 7:30-17:00 välisenä aikana ja muulloin en koske koneeseen enkä työpuhelimeen. Tämä on lisännyt hyvinvointiani etätyössä.”
Hyvä huomautus erilaisten tilaisuuksien järjestäjille oli myös eräältä osallistujalta: ”etäkokous tai etäkoulutus voi olla tunteja ilman taukoja, jolloin on pakko ottaa omia taukoja. Ja jää jotain välistä.” Taukojen pitäminenkään ei vielä ole itsestään selvää kaikissa työyhteisöissä: ”Sain hieman lisäuskallusta ottaa taukoja ilman suurta morkkista. Oli myös mukava lukea muiden ihmisten kokemuksia ja ajatuksia paremman ymmärryksen saamiseksi.” Hyvinvointia edistävän työkulttuurin luominen onkin koko organisaation yhteinen asia.
Aivotyöstä ja palautumisesta keskustellaan kuitenkin työkavereiden kanssa yllättävän vähän. Keskustelu kannattaisi, koska silloin huomataan usein, että samoja ajatuksia ja tuntemuksia on muillakin. Ovatko nämä kuormitukseen liittyvät asiat kuitenkin niin henkilökohtaisia, ettei niistä olla totuttu keskustelemaan työkavereiden kanssa? Kun keskustelua sitten käydään verkkovalmennuksessa tai kasvokkain, niin yleensä siitä aina seuraa hyviä huomioita, sitä kaivattua armollisuutta itseä kohtaan ja yhteistä tahtotilaa saada myös muutoksia aikaan.
Hyvä huomautus erilaisten tilaisuuksien järjestäjille oli myös eräältä osallistujalta: ”usein etäkokous tai etäkoulutus voi olla tunteja ilman taukoja, jolloin pakko ottaa omia taukoja. Ja jää jotain välistä.”
Yhteinen työ tapetilla
Yhteistyö ja yhteinen työ korostuvat nykytyössä. Kokouksissa käsitellään tiettyihin teemoihin liittyviä yhteisiä työasioita, mutta vapaampaa keskustelua osallistujat kaipaavat lisää. ”Kaipaan enemmän kontakteja työkavereihini - säännölliset, lyhyet yhteiset kokoukset ovat toivelistalla.” ”Spontaanit yhteydenotot on tärkeä osa työyhteisön sosiaalistumisesta. On tärkeää, ettei niitä poisteta kokonaan.” Kahvihuonekeskustelujen ja virtuaalikahvien tilalle kaivataan uudenlaisia kohtaamisen tapoja.
Yhteiseen työhön kaivataan myös enemmän mukaan ottamista ja esihenkilöiltä toivotaan ”osaamista yhteistyön kehittämisessä, päätöksentekoon osallistamisessa, mielipiteiden huomioimisessa ja arvostamisessa.”
Uudet ideat käytäntöön
Kun itse saa oivalluksia uusista keinoista kuormituksen vähentämiseen tai työn sujuvoittamiseen niin miten niitä voisi lähteä viemään käytäntöön? ”Otan näitä koulutuksessa saatuja asioita esille myös työyhteisössäni sekä kehityskeskustelussa esihenkilöni kanssa.” ”Pienet teot, iso merkitys. Sekä työnantajan että työntekijän pitää ymmärtää, että tietotyö on pysyvästi muuttunut, ja muutos vaatii muutoksia myös työskentelytapoihin. Näihin ei onneksi tarvitse aina isoa rahasummaa, vaan kysymys on loppujen lopuksi hyvin yksinkertaisista ja arkisista asioista.”
Sujuva aivotyö -verkkovalmennuksen rikkaasta ja moniäänisestä keskustelusta voi poimia esimerkkejä yksilön ajattelutavan muutoksista suhtautumisessa omaan työhön ja kuormitukseen. Kun oma suhtautumistapa on muuttunut, voi lähteä kokeilemaan erilaisia keinoja oman työskentelytavan muokkaamiseen ja nostaa ideoita ja epäkohtia esiin myös omassa työyhteisössä. Digitalisaatio ja työelämän muutokset ovat muuttaneet työtä ja yhteinen ymmärrys uusista kuormitustekijöistä ja niiden vähentämisestä on tärkeää.
Vaikka etä- ja hybridityön hyvät käytännöt ovat arkisia ja täysin mahdollisia toteuttaa jokaisella työpaikalla, alustavien tulostemme perusteella muutoksen tiellä on yksi iso tekijä. Jos työpaikalla järjestetään osaamista ja yhteistä työtä parantava verkkovalmennus mutta opiskelulle ei ole aidosti varattu häiriöiltä ja keskeytyksiltä rauhoitettua aikaa, verkkovalmennus ei voi olla vaikuttava. Uusien ideoiden ja toimintatapojen kehkeyttäminen vaatii aikaa ja pysähtymistä niiden äärelle ja opitun vieminen käytäntöön yhteistä sopimista. Yksi ihminen ja yksi työpaikka kerrallaan Suomessakin tietoisuus ja hyvät toimintatavat voivat kuitenkin lisääntyä kehittäen työelämäämme hyvinvointia tukevaksi ja tuottavaksi.
Lisätietoa Etätyöpisteiden olosuhteet tutkimuksesta: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-61-4835-9
Keskustelulainaukset on poimittu Etätyöpisteiden olosuhteet -tutkimuksen verkkointerventioaineistosta ja niitä on muokattu siten, ettei yksittäisiä vastaajia voi tunnistaa.