Pelastusylitarkastaja Miia Saarimäki ja kehittämispäällikkö Pirjo Kujala arvostavat hybridityön joustavuutta. Se sujuu nyt entistäkin paremmin yhdessä pohdittujen vinkkien ja käytäntöjen avulla.
”Uskallan olla utelias, vaikka joskus tulisikin huti” – Aluehallintovirastoissa on kuultu työntekijöitä ja koottu parhaat hybridityön opit kirjaksi. Yhteisöllisyys, arvostus ja luottamus ovat onnistumisen kivijalat.
Pelastusylitarkastaja Miia Saarimäki sulkee läppärinsä tyytyväisenä. Takana on tuottelias päivä Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviraston toimistolla Tampereella. Työpäivään on sisältynyt mukavia kohtaamisia ja ajatusten pallottelua. Iltapäivän viimeiset tunnit Saarimäki on suunnitellut tulevan syksyn alueellista valmiusharjoitusta oman tiiminsä ja eri sidosryhmien asiantuntijoiden kanssa.
”Viihdyn hyvin etätöissä kotona, mutta tulen mielelläni toimistolle etenkin, kun kalenterissa on yhteistä suunnittelutyötä. Ideointi on usein helpompaa ja hedelmällisempää kasvokkain. Vuorovaikutus ja sen nyanssit välittyvät lähipalaverissa paremmin kuin tietokoneen ruudun kautta”, hän sanoo.
Miia Saarimäelle mahdollisuus monipaikkaiseen työntekoon on ollut tärkeää jo hänen liikkuvan elämäntapansa takia. Vantaan Tikkurilassa asuva Saarimäki aloitti työt avissa keväällä 2019. Kuluneen neljän vuoden aikana hän on ehtinyt asua ja työskennellä myös Vaasassa ja Jyväskylässä.
”Avit toimivat ympäri Suomea, joten työhöni kuuluu verkostomaisuus. Olen tottunut, että lähimmät kollegat eivät ole aina käden ulottuvilla, vaikka toimistomaailmassa olemmekin. Vastaan vastuualueellani muun muassa alueellisen valmiusharjoituksen suunnittelusta ja muusta varautumisen yhteensovittamisesta.”
Saarimäki sanoo avin osoittautuneen erittäin joustavaksi työnantajaksi. Koska asiantuntijat saattavat työskennellä maantieteellisesti kaukanakin toisistaan, aveissa on oltu jo pitkään edelläkävijöitä monipaikkaisen työn toimivien käytäntöjen edistämisessä.
”Henkilöstöä on kuunneltu ja otettu hienosti mukaan myös modernien hybridityötapojen kehittämiseen”, hän kiittelee.
Tavoitteena hyviä yhteisiä käytäntöjä ja yhteisöllisyyden vahvistamista
Kun korona iski, monille työyhteisöille oli iso haaste suunnitella, miten tehdä etätyötä parhaalla mahdollisella tavalla. Nyt etätyö on kehittynyt useissa organisaatioissa hybridityöksi, ja sopeutumiskykyä vaaditaan niin työntekijöiltä kuin johdolta. Vaikka aluehallintovirastoissa on vuosien kokemus monipaikkaisesta toiminnasta, laajentunut hybridityö haastaa aveissakin työnteon arkea.
”Monipaikkaisella, verkostomaisella ja poikkihallinnollisella työskentelyllä on aveissa pitkä historia, aina niiden perustamisesta, vuodesta 2010, alkaen. Avien monipaikkaisen työn ja etätyön käytännöt ovatkin ehtineet muotoutua hyvin joustaviksi ja toimiviksi. Pandemia-ajan pitkän etätyöskentelyn jälkeen siirryttiin hybridityöhön, ja keväällä 2022 käynnistettiin kaikkia avilaisia yhteisesti koskeva hybridihanke”, kehittämispäällikkö Pirjo Kujala kertoo.
Avitettu hybridityö – työn ja yhteistyön virittäminen -nimen saanut ja Valtionkonttorin KAIKU-kehittämisrahan turvin käynnistetty hanke poiki matkan varrella paljon uusia, hyödyllisiä ajatuksia ja ideoita. Henkilöstön kanssa yhdessä kehitetyt ideat ja käytännöt koottiin vuoden lopussa digitaalisena julkaistuun Avitettu hybridityö -kirjaan.
”Haluamme auttaa luomaan niin valtakunnallisia periaatteita kuin työyhteisökohtaisesti sovittavia käytäntöjäkin. Lisäksi tavoitteena oli tukea henkilöstön jaksamista”, johdon suunnittelija Helena Pulkkinen sanoo.
Kujala ja Pulkkinen työskentelevät Etelä-Suomen aluehallintovirastossa aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut -vastuualueella, joka toimii monipaikkaisesti ja tuottaa valtakunnallisesti hallinto- ja kehittämispalvelut kaikille kuudelle aville. Heidän mukaansa hybridityökirjaan kootuille, yhteisesti sovituille pelisäännöille ja käytännöille oli selkeä tarve, sillä kuudessa aluehallintovirastossa työskentelee 1 300 avilaista kaikkiaan 19 eri paikkakunnalla.
Avilaiset lähtivät aktiivisesti ja innostuneesti mukaan
Yhteisöllisyys, arvostus ja luottamus. Nämä kolme arvoa nousivat hyvän hybridityön kivijaloiksi, kun avilaiset lähtivät joukolla pohtimaan hybridityön kehittämistä.
Työ alkoi avien koko henkilökunnalle suunnatulla aloitusluennolla ja kaksiosaisella kyselyllä, johon saatiin satoja vastauksia ja ehdotuksia. Keskustelu jatkui työpajoissa. Vuoden loppuun mennessä tuloksena oli paitsi aimo annos innostunutta yhteishenkeä, myös työn tueksi koottu hybridityökirja ja siihen sisältyvät ideakortit.
”Halusimme, että lopputuotos perustuu aidosti avilaisten omiin ajatuksiin ja ideoihin. Oli ilahduttavaa, kuinka aktiivisesti väki lähti mukaan. Se todisti, että hybridityöskentelyyn oli kaivattu yhteisiä työkaluja. Jalkautamme kirjan oppeja käytäntöön nyt keväällä 2023. Hybridikirja toimii esimerkiksi esimiesten tukimateriaalina tavoite- ja kehityskeskusteluissa”, Pulkkinen kertoo.
Pirjo Kujala sanoo, että avien eri työyhteisöissä hybridityöhön liittyviä käytäntöjä oli pohdittu ja kehitetty jo ennen hanketta. Matkan varrella syntyneitä toimintatapoja päästiin nyt jakamaan ja jalostamaan lisää.
”Keskustelimme konkreettisista arkipäivän asioista: miten pidämme yhteyttä toisiimme, teemme yhdessä työtä, otamme toisemme huomioon, osoitamme toisillemme arvostusta ja rakennamme sekä vahvistamme luottamusta. Entä miten otamme uudet työntekijät mukaan työyhteisöön ja jaamme tietoa ja osaamistamme? Kuinka hyvät kokoukset valmistellaan, mitä asiakirjoja tallennetaan mihinkin paikkaan ja mistä mitkäkin materiaalit löytyvät”, hän listaa.
Helena Pulkkisen mukaan työpajoissa pohdittiin erityisesti, millaisia ovat aktiivisen työtoveruuden elementit ja kuinka yhteisöllisyyttä voi ylläpitää hybridityössä.
”Suurimmiksi teemoiksi heti ensimmäisessä työpajassa nousivat yhteisöllisyyden, arvostuksen ja luottamuksen tärkeys. Vaikka avilaiset viihtyvät hybridityössä, monet kaipasivat vanhasta toimistomaailmasta tuttuja kohtaamisia ja keskusteluyhteyttä. Omalla vastuualueellani on suunniteltu esimerkiksi yhteisiä lounaita toimistopäiville ja afterworkeistakin on puhuttu.”
Miia Saarimäki on löytänyt itselleen sopivan tasapainon kotona tehtävän työn ja toimistopäivien välillä. ”Monipaikkaisuus on lisännyt työni tuottavuutta.”
Uskallan olla utelias, vaikka joskus tulisikin huti
Pirjo Kujala sanoo, että koska aveissa tehdään niin monenlaista työtä, välttämättä ei ole olemassa yhtä ainoaa työnteon mallia, joka sopii kaikkiin tilanteisiin ja kaikkiin työtehtäviin. Hybridityön mallit ja käytännöt joustavat. Vapauden ja joustavuuden rinnalle nousee kuitenkin yhteinen vastuu vaikkapa siitä, kuinka uudet työntekijät otetaan mukaan työyhteisöön.
Helena Pulkkisen mukaan työpajoissa esiin nousi vahvasti myös psykologinen turvallisuus ja sen vaikutus työhyvinvointiin. Jos kaikki ovat kasvottomia pallukoita Teams-palavereissa, voiko se heikentää tätä turvallisuutta?
”On tärkeää, että koko tiimi osallistuu turvallisen ilmapiirin luomiseen ja työyhteisön uudet jäsenet otetaan avoimesti mukaan, ettei heille pääse syntymään yksinäisyyden kokemusta. Sekin on tärkeää, että kaikkia rohkaistaan olemaan aktiivisia, kertomaan ajatuksistaan ja kysymään tyhmiäkin kysymyksiä. Hyvässä työyhteisössä apua pyydetään ja sitä tarjotaan. Käsikirjassakin lukee, että ’uskallan olla utelias, vaikka joskus tulisikin huti’.”
Työnteon joustavuus lisää hyvinvointia ja tuottavuutta
Kujala ja Pulkkinen sanovat, että kaikki mikä sataa työhyvinvoinnin laariin sataa samalla tuottavuuden laariin. Pelastusylitarkastaja Miia Saarimäki vahvistaa, että joustavan hybridityön myötä hänen työhyvinvointinsa on parantunut.
”Oman arjen ja elämän järjestäminen on helpompaa, kun minulla on vapaus suunnitella työpäiväni kulkua. Sen sijaan, että matkustaisin aamuisin reilun tunnin toimistolle, voin käydä etäaamuina lenkillä tai treenaamassa crossfitiä. Saan urheilusta valtavasti energiaa päivään. Olo on todella herännyt, kun työpäivä alkaa”, hän naurahtaa.
Saarimäki sanoo käyvänsä mielellään toimistollakin, sillä ’ihminen kaipaa ihmistä’, mutta tekee keskittymistä vaativat kirjoitus- ja raportointityöt mieluummin rauhassa etänä.
”Monipaikkaisuus on lisännyt työni tuottavuutta. Asun yksin, eikä minulle tule kotona yllättäviä keskeytyksiä. Tuntuu, että saan etäpäivinä paljon aikaiseksi.”
Työpaikalla on sovittu, että akuuteista asioista voi kysyä kokousten ulkopuolellakin. Silloinkin yhteydenotosta sovitaan tavallisesti ensin viestitse.
”Kiireisinä palaveripäivinä omaa jaksamista ylläpitää myös vastuualueemme käytäntö jättää kokousten väliin vartin siirtymäaika. Siinä ehtii vähän jaloitella ja hakea vaikka kupposen teetä.”
Avilaisten opit jakoon:
-
Avoin keskusteluyhteys ja psykologinen turvallisuus ovat hyvän hybridityön kivijalkoja. Kaikesta pitää pystyä puhumaan ja asioita ratkomaan ilman pelkoa, että kokee esimerkiksi häiritsevänsä kollegaa yhteydenotollaan.
-
Työyhteisössä jokaisella on vastuu luottamuksen, arvostuksen ja yhteenkuuluvuuden vahvistamisessa. Esihenkilö ei pysty yksin tätä luomaan. On tärkeää, että kaikki kokevat olevansa tasapuolisesti arvostettuja.
-
Yhteisistä pelisäännöistä, työskentelytavoista ja käytännöistä kannattaa sopia ryhdikkäästi ja reilusti yhdessä keskustellen. Jos jokin asia ei pelitä, sitten toimintatapaa tarkistetaan.
TYÖ2030 rakentaa parempaa työelämää ja tekee työpaikkojen kehittämistyötä näkyväksi. Opit jakoon -artikkelisarjassa nostetaan esiin hyviä esimerkkejä. Kuudessa aluehallintovirastossa on henkilöstöä noin 1300. Parempi monipaikkainen työ on nostettu kaikkien yhteiseksi asiaksi..