Päivitetty 7.12.2021 (julkaistu 13.3.2020). Ohjetta päivitetään tilanteen muuttuessa.

Mitä on etätyö?

  • Etätyö on kiinteästä työpaikasta ja työajasta riippumatonta työtä.
  • Etätyön tekeminen edellyttää työntekijän, esihenkilön ja työnantajan välistä luottamusta, yhteistä suunnittelua ja sopimista sekä työntekijän itsenäisen työskentelyn tukemista.
  • Etätyöstä kannattaa ohjeistaa työpaikalla selvästi ja ohjeistusta päivittää tilanteen mukaan.

Työnantaja ja esihenkilö

Kehittäkää organisaatiollenne ja tiimillenne sopivat tavat tehdä etätyötä, jossa huomioidaan työn vaatimukset sekä yksilön ja yhteisön tarpeet.

  • Etätyölinjausten ja työjärjestelyjen lähtökohtina kannattaa pitää työn sujuvuus ja tuloksellisuus sekä työhyvinvointi.
  • Lähi- ja etätyöllä on molemmilla hyvät puolensa, jotka kannattaa hyödyntää työtavoista sovittaessa. Etätyön tekemisen ei tarvitse olla joko tai -vaihtoehto. Viestikää selkeästi, mitkä työtilanteet edellyttävät lähiläsnäoloa ja aikatauluttakaa ne mahdollisimman aikaisin
  • Työpaikan kannattaa kokeilla eri vaihtoehtoja, kerätä henkilöstön kokemuksia ja kehittää toimintatapoja.

Työtehtävälle sopivan työpisteen valinnassa kannattaa huomioida seuraavia näkökohtia

  • Missä tehtävän tekeminen on tietoturvallista? Huomioikaa sekä tekninen että sosiaalinen tietoturvallisuus.
  • Työtehtävän luonne: Yhteistä keskustelua ja kehittelyä vai omaa ajattelua ja keskittymistä vaativaa? Samanaikaista työskentelyä vai eriaikaista, mutta synkronoitua työskentelyä? Sopiiko tekeminen tapahtuvaksi verkkovälitteisesti?
  • Osaaminen: osataanko käyttää etätyöskentelyn välineitä, osataanko etänä ratkoa teknisiä ongelmatilanteita, osataanko toimia ryhmässä virtuaaliympäristössä?

Lisäksi etä- ja lähityön tasapainossa kannattaa huomioida

  • yhteisöllisyyden ylläpitäminen
  • omasta hyvinvoinnista huolehtimisen mahdollistaminen
  • työnantajan velvollisuus huolehtia työn tekemisen turvallisuudesta
  • yhteistyötilaisuuksien valmistelujen ennakoiminen ja kunnioittaminen

Varmistakaa työkykyjohtaminen

  • Resursoikaa henkilöstöjohtamiseen riittävästi.
  • Varmistakaa esihenkilön säännöllinen yhteydenpito alaisiin työn sisältöön liittyvien asioiden lisäksi myös työn järjestelyihin, mitoitukseen ja kuormitustekijöihin liittyvissä kysymyksissä.
  • Ideoikaa työhyvinvoinnista viestimiseen ja työkykymuutosten havaitsemiseen matalan kynnyksen toimintatapoja, esimerkiksi säännöllinen henkilökohtainen puhelu, valmentavat keskustelut tai toistuva lyhyt tilannekuvakysely.
  • On tärkeää, että työntekijöille viestitään selkeästi, millaisia työkykyä ylläpitäviä toimintatapoja kannattaa noudattaa, mitä apua ja tukea on saatavissa, mitä työterveyshuolto tarjoaa sekä miten työnantaja osallistuu mm. työvälineiden hankkimiseen ja työtilojen ergonomian parantamiseen.

Turvatkaa osaaminen ja olosuhteet

  • Ohjatkaa ja tukekaa uusia etätyöntekijöitä työskentelyn aloittamisessa, erityisesti tulee varmistaa työyhteisöön tutustuminen.
  • Varmistakaa yhteyksien toimivuus, sovellusten riittävä käyttöosaaminen ja teknisen tuen saatavuus.
  • Jos käytätte virtuaalisia viestintätapoja tai kokouksia, huolehtikaa niiden käyttöön ja käytäntöihin perehdyttämisestä.
  • Osaamista voi kehittää ja ylläpitää myös etätyössä osallistumalla verkkokoulutuksiin.
  • Huomioikaa, että myös uusien ja muuttuvien työkäytäntöjen ja ohjeistusten omaksumiseen tulee varata aikaa.
  • Keskustelkaa työntekijän työympäristön toimivuudesta (tila, pöytä, tuoli, valaistus, ääniympäristö).
  • Työnantajan vinkki työvälineiden (säädettävä työtuoli, erillinen näyttö ja näppäimistö) ja työhuoneen verovähennysoikeudesta voi olla hyödyllinen.

Vinkkejä esihenkilöille ja ryhmien vetäjille

Keinoja yhteisöllisyyden ylläpitämiseen

  • Sopikaa, miten olette yhteydessä työtovereihin ja millä keinoilla tuette yhdessä työskentelyn tilanteita ja yhteisten työtehtävien hoitamista.
  • Virtuaalikokoukseen saavuttaessa on hyvä tervehtiä ääneen muita paikalla olevia.
  • Jos kokouksessa on paljon osallistujia, on hyvä sanoa oma nimensä ennen kuin kommentoi, varsinkin, jos osallistujat ovat tuntemattomampia.
  • Videoiden käyttö on suositeltavaa, esimerkiksi kokouksen aluksi.
  • Ottakaa käyttöön keinoja, joilla tuetaan aktiivista osallistumista ja vuorovaikutusta.
  • Järjestäkää vapaamuotoisia virtuaalisia tilaisuuksia tai hyödyntäkää muita digitaalisia kanavia kuulumisten ja tervehdysten vaihtamiseen. Mahdollisuus jakaa hyviä käytäntöjä ja ratkoa pulmatilanteita sekä kysyä apua ja neuvoja on myös tärkeää.
  • Huolehtikaa uusien työyhteisön jäsenten tutustuttamisesta muihin työntekijöihin.

Keinoja työn sujuvuuden ja mielekkyyden edistämiseen

  • Muistakaa antaa työstä toimintaa edistävää ja myönteistä palautetta.
  • Keskustelkaa työtehtävistä ja tavoitteista, jotta työn merkityksellisyys ja mielekkyys säilyvät.
  • Keskustelkaa ja jakakaa kokemuksia hyvistä etätyön arjen käytännöistä, jotta työskentely on sujuvaa.
  • Sopikaa pelisäännöt tavoitettavissa ja tavoittamattomissa olemiseen.
  • Viestikää tavoitettavuudestanne esimerkiksi käyttämällä sovellusten tilaviestejä ja pitämällä jaettu kalenteri ajan tasalla.
  • Sopikaa ajankohdista, joihin ei varata palavereita.

Keinoja jaksamisen tukemiseen

  • Kuormittumisen, työmäärän ja työajan seuranta ja kohtuullistaminen ovat tärkeitä myös etänä.
  • Sopikaa työpäivän huokoisuudesta, jotta päivä ei koostuu yhtenäisestä palaveriputkesta. Tämän voi toteuttaa mm. niin, että kokoukset varataan 45 tai 90 minuutin pituisina tai alkamaan esim. aina 15 yli eikä tasatunnein. Pitkiin kokouksiin voidaan sopia tauko.
  • Varatkaa aikaa siirtymiin ja taukoihin, jotka tukevat palautumista työpäivän aikana.
  • Oikeudenmukainen kohtelu, yhteisöllisyys, kaksisuuntainen viestintä, työn merkityksellisyys ja työstä saatu palaute vahvistavat työhyvinvointia myös etätyössä.
  • Varaa riittävästi aikaa henkilöjohtamiseen ja matalan kynnyksen yhteydenottoihin.
  • Näy työyhteisösi kanavissa ja ota myös itse aktiivisesti yhteyttä johdettaviisi.
  • Pitäkää mahdollisuuksien mukaan ulkona kävelykokouksia. Huomioikaa turvallisuus reitti- ja jalkinevalinnoissa.

Vinkkejä työntekijöille

  • Suunnittele etä- ja lähityösi työpaikan yhteisten linjausten mukaisesti.
  • Mieti, millainen työpiste sopii parhaiten kulloiseenkin työtehtävään.
  • Valmistaudu etätyöpäivään samalla tavoin kuin mihin tahansa työpäivään. Pane työvälineet kuntoon edellisenä iltana ja tarkista seuraavan päivän aikataulut.
  • Selvitä itsellesi, mitä haluat saada aikaan etätyöpäiväsi aikana. Laadi itsellesi tehtäväluettelo ja seuraa sen perusteella työsi etenemistä. Aikaansaamisen kokemus helpottaa myös henkistä työstä irrottautumista päivän päätteeksi.
  • Varmista etukäteen, että sinulla on käytettävissä etätyössäkin kaikki työsi kannalta tarvitsemasi tiedot ja työvälineet.
  • Sovi yhteistyötahojesi kanssa, miten olet tavoitettavissa esimerkiksi virtuaalisessa ryhmätyötilassa, puhelimitse tai sähköpostitse.
  • Muista myös järjestää itsellesi häiriöttömiä keskittymisen mahdollistavia työskentelyjaksoja. Pidä kiinni rutiineista. Mieti, miten parhaiten siirryt työmoodiin, esimerkiksi voit tehdä pienen aamulenkin ennen työpäivän aloittamista.
  • Suunnittele työpäivä, jossa keskittyminen yksin ja työskentely yhdessä vaihtelevat sopivasti.
  • Vaihtele työasentoja päivän mittaan.
  • Pidä lounas- ja kahvitauko.
  • Ota taukojumpat ja venyttelyt osaksi päivärutiiniasi. Kokeile, mitä työtehtäviä voit tehdä seisten tai vaikka venytellen. Usein kokouksen aikana voi liikkua tai seisoa, jolloin vireystasoa on helpompi ylläpitää.
  • Huolehdi siitä, että kotona tai etätyöpaikassasi on riittävän rauhallista ja työympäristösi on sellainen, että siitä ei aiheudu tapaturmavaaraa.
  • Kartoita mahdolliset kompastumisen ja muut vaaran paikat. Näin vähennät tapaturmariskejä.
  • Jos olet etätöissä perheesi kanssa, suunnitelkaa yhdessä etätyöpäivän kulku ja toimintatavat koko perheen kesken.
  • Ota matalalla kynnyksellä yhteyttä työkavereihin tai esihenkilöön pienissäkin asioissa, kun tarvitset uusia näkökulmia tai apua työtehtävän hoitamisessa. Sopikaa tähän sopiva viestikanava.

Etätyön riskien ja voimavarojen arviointi

  • Työnantajan huolehtimisvelvoite sekä haitta- ja vaaratekijöiden tunnistaminen koskevat myös etätyötä. Huolehtimisvastuu tarkoittaa, että työnantajalla on  velvollisuus huolehtia työn tekemisen turvallisuudesta
  • Riskien arviointi on osa työpaikan turvallisuustoimintaa. Riskinarvioinnissa työnantajan tulee tunnistaa työpaikan vaarat ja arvioida sen jälkeen niistä aiheutuvat riskit työntekijöiden terveydelle ja turvallisuudelle.
  • Työsuojelun ja työterveyshuollon ammattilaiset tukevat työnantajaa riskinarvioinnissa. 
  • Etätyön riskeinä korostuvat erityisesti fyysinen ja psykososiaalinen kuormittuminen sekä tapaturmavaarat.
  • Työntekijöiden kokemuksia etätyöhön liittyvistä kuormitustekijöistä voi selvittää myös työntekijöille suunnatuilla kyselyillä, joiden tulokset auttavat arvioimaan etätyöhön liittyviä riskejä. 
    Aluehallintoviraston kyselylomake: Työn psykososiaaliset kuormitustekijät
    ks. STM: Riskien arviointi työpaikalla -työkirja
  • Työnantaja voi kannustaa työntekijöitä kartoittamaan etätyön työympäristön vaaroja, esimerkiksi samalla tavoin kuin niitä arvioidaan työpaikallakin (esim. poistumistiet, tapaturmavaarat).
  • Työnantajan pakollisesta työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksesta korvataan etätyössä sattuvia tapaturmia rajoitetummin kuin varsinaisella työpaikalla sattuneita. Tämän vuoksi työnantaja voi hankkia lisäturvaa vapaaehtoisella henkilövakuutuksella. Tällöin kannattaa selvittää vakuutusturvan kattavuus. Ks.Tapaturmavakuutuskeskuksen blogikirjoitus.
  • HUOM.  Korona-aikana työnantajan tulee riskien arvioinnissa ottaa huomioon alueelliset suositukset ja rajoitukset. Leviämisalueilla etätyösuositus on voimassa.
    (STM:n ja VM:-tiedote 2.12.2021: Hallitus suosittelee etätyötä leviämisalueille toistaiseksi) 

 

Lisätietoa viestinta@ttl.fi

Työterveyslaitoksen ohjeet on tehty yhteistyössä sosiaali- ja terveysministeriön (STM) ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) kanssa. Seuraamme myös Maailman terveysjärjestön (WHO) ja Euroopan tautiviraston (ECDC) julkaisuja.

Euroopan tautiviraston COVID-19-sivut

Maailman terveysjärjestön (WHO) koronavirussivut
↑   takaisin ylös