Tips som stöd för distansarbete

Uppdaterad 15.12.2021. (Publicerad 25.3.2020). 

Vad är distansarbete?

• Distansarbete är arbete som är oberoende av en fast arbetsplats och arbetstid.
• Distansarbete förutsätter förtroende mellan arbetstagaren, chefen och arbetsgivaren, gemensam planering, gemensamt avtalande och stöd för arbetstagarens självständiga arbete.
• Det lönar sig att ge tydliga instruktioner om distansarbete på arbetsplatsen och att uppdatera anvisningarna enligt situationen.

Arbetsgivare och chef

Utveckla lämpliga sätt för er organisation och ert team att utföra distansarbete som beaktar såväl arbetets krav som individens och gemenskapens behov.

• Utgångspunkten för riktlinjer om distansarbete och arbetsarrangemang ska vara arbetets smidighet och produktivitet samt välbefinnandet i arbetet.
• Både när- och distansarbete har sina bra sidor som det lönar sig att utnyttja när man kommer överens om arbetsmetoder. Utförande av distansarbete behöver inte vara ett antingen/eller-alternativ. Kommunicera tydligt vilka arbetssituationer förutsätter fysisk närvaro och schemalägg dem så tidigt som möjligt.
• Det lönar sig för arbetsplatsen att pröva på olika alternativ, samla in personalens upplevelser och utveckla verksamhetssätten.

• Var är det datasäkert att utföra uppgiften? Observera både teknisk och social datasäkerhet.
• Arbetsuppgiftens karaktär: Gemensam diskussion och utveckling eller något som kräver eget tänkande och koncentration? Samtidigt arbete eller synkroniserat arbete som sker vid olika tidpunkter? Kan arbetet utföras via nätet?
• Kompetens: kan man använda verktygen för distansarbete, kan tekniska problem lösas på distans, kan man arbeta i grupp i en virtuell miljö?

• att upprätthålla gemenskapen
• att möjliggöra att ta hand om det egna välbefinnandet
• arbetsgivarens omsorgsplikt
• att förutse och respektera förberedelserna av samarbetsmöjligheter

Säkerställ ledning av arbetsförmågan

• Allokera tillräckligt med resurser till personal
• Säkerställ att chefen regelbundet kontaktar arbetstagarna för att diskutera arbetets innehåll men också i frågor gällande arbetsarrangemang, dimensionering och belastningsfaktorer.
• Hitta på verksamhetssätt med låg tröskel för kommunikation om arbetshälsa och upptäckande av ändringar i arbetsförmågan. Exempel på dessa är regelbundna personliga samtal, coachande diskussioner eller återkommande korta enkäter om lägesbilden.
• Det är viktigt att arbetstagarna får tydlig information om hurdana verksamhetssätt som upprätthåller arbetsförmågan det lönar sig att iaktta, hurdan hjälp och stöd som finns tillgänglig, vad företagshälsovården erbjuder och hur arbetsgivaren deltar i bland annat anskaffningen av arbetsredskap och förbättringen av arbetslokalernas ergonomi.

Trygga kompetensen och förhållandena

• Handled och stöd nya distansarbetare i inledningen av arbetet. Det är särskilt viktigt att säkerställa att arbetsgemenskapen blir bekant.
• Säkerställ att förbindelserna fungerar, att alla vet hur applikationerna används och att tekniskt stöd är tillgängligt.
• Om ni använder virtuella kommunikationssätt eller möten, se till att alla introduceras till deras användning och praxis.
• Kunnandet kan utvecklas och upprätthållas även i distansarbete genom deltagande i webbutbildningar.
• Ta i beaktande att det även tar tid att tillägna sig nya och föränderliga arbetspraxis och anvisningar.
• Diskutera funktionaliteten av arbetstagarens arbetsmiljö (utrymme, bord, stol, belysning, ljudmiljön).
• Arbetsgivarens tips om rätt till skatteavdrag vad gäller arbetsredskap (justerbar stol, separat skärm och tangentbord) och arbetsrum kan vara till nytta.

Tips för chefer och gruppledare

Sätt att upprätthålla gemenskapen

• Kom överens om hur ni kontaktar arbetskamraterna och på vilka sätt ni stöder gemensamt arbete och skötseln av gemensamma arbetsuppgifter.
• När man anländer till virtuella möten är det bra att högt hälsa alla som är på plats.
• Om ett möte har många deltagare är det bra att säga sitt namn innan man kommenterar, speciellt om man inte känner alla deltagarna.
• Det är rekommendabelt att använda videor, till exempel i början av ett möte.
• Ta i bruk sätt med vilka man kan stödja aktivt deltagande och interaktion.
• Ordna informella virtuella evenemang eller utnyttja andra digitala kanaler för att ge arbetstagarna möjlighet att hälsa på varandra och höra sig för hur det står till med de andra. Möjligheter att dela god praxis, lösa problemsituationer och fråga om hjälp och råd är också viktiga.
• Sköt om att nya medlemmar i arbetsgemenskapen har möjlighet att bekanta sig med de andra arbetstagarna.

Sätt att främja arbetets smidighet och meningsfullhet

• Kom ihåg att ge positiv och verksamhetsfrämjande respons på arbetet.
• Diskutera arbetsuppgifterna och målen så att arbetets betydelsefullhet och meningsfullhet bevaras.
• Diskutera och dela erfarenheter av god vardagspraxis inom distansarbetet så att arbetet är smidigt.
• Kom överens om spelregler för när man är tillgänglig och när man inte är det.
• Kommunicera om er tillgänglighet till exempel genom att använda statusmeddelanden i applikationer och hålla den delade kalendern uppdaterad.
• Kom överens om tidpunkter då man inte ska hålla möten.

 Sätt att stöda orken

• Uppföljning och jämkning av belastningen, arbetsmängden och arbetstiden är viktiga även på distans.
• Kom överens om pauser under arbetsdagarna så att dagen inte består av en oändlig rad av möten. Detta kan genomföras bland annat genom att reservera 45 eller 90 minuter för mötena eller genom att alltid starta mötena till exempel kvart över i stället för jämt. För långa möten kan man komma överens om pauser.
• Reservera tid för övergångar och pauser som stöder återhämtningen under arbetsdagen.
• Rättvist bemötande, gemenskapen, dubbelriktad kommunikation, arbetets meningsfullhet och responsen på arbetet förstärker arbetshälsan även i distansarbete.
• Reservera tillräckligt med tid för personledning och kontakt med låg tröskel.
• Var synlig i din arbetsgemenskaps kanaler och ta även själv aktivt kontakt med dem du leder.
• Håll i mån av möjlighet promenadmöten utomhus. Observera säkerheten i val av rutt och skor.

Tips till arbetstagare

• Planera ditt distans- och närarbete i enlighet med arbetsplatsens gemensamma riktlinjer.
• Fundera på hurdan arbetsstation som lämpar sig bäst för arbetsuppgiften.
• Förbered dig inför distansarbetsdagen på samma sätt som vilken arbetsdag som helst. Lägg fram arbetsutrustningen föregående kväll och kontrollera tidtabellen inför nästa dag.
• Klargör för dig själv vad du vill få till stånd under distansarbetsdagen. Gör upp en lista över arbetsuppgifter och använd den för att följa hur ditt arbete framskrider. Känslan av prestation gör det också lättare att psykiskt lösgöra sig från arbetet i slutet av arbetsdagen.
• Se till på förhand att du även i distansarbetet har tillgång till all information och alla verktyg som behövs för ditt arbete.
• Avtala med dina samarbetspartner om hur du är tillgänglig, till exempel i ett virtuellt grupparbetsrum, per telefon eller per e-post.
• Kom ihåg att även skapa perioder under vilka du kan arbeta koncentrerat och ostört. Håll fast vid rutinerna. Fundera på hur du bäst kommer på arbetshumör, till exempel med en joggingtur innan du inleder arbetsdagen.
• Planera en arbetsdag som innehåller lämpligt med variation mellan egen tid för koncentration och arbete tillsammans med andra.
• Variera arbetsställningen under dagens lopp.
• Håll en lunchrast och kaffepaus.
• Gör pausgympa och stretchning till en del av dina dagliga rutiner. Pröva vilka arbetsuppgifter du kan utföra medan du står eller till exempel stretchar. Du kan ofta röra på dig eller stå under ett möte. Då är det lättare att hålla sig mer vaken.
• Se till att det är tillräckligt lugnt hemma eller på din distansarbetsplats och att din arbetsmiljö inte orsakar risk för olycksfall.
• Kartlägg eventuella platser där man kan snubbla eller som kan innebära andra faror. På så sätt minskar du riskerna för olycksfall.
• Om du distansarbetar med din familj, planera distansarbetsdagen och tillvägagångssätten tillsammans med hela familjen.
• Kontakta arbetskamrater eller chefen med låg tröskel även i små ärenden när du behöver nya synvinklar eller hjälp med en arbetsuppgift. Kom överens om en kommunikationskanal som lämpar sig för detta.

Bedömning av risker och resurser i distansarbete

• Arbetsgivarens omsorgsplikt och identifiering av olägenhets- och riskfaktorer gäller även distansarbete.
• Bedömning av risker är en del av arbetsplatsens säkerhetsverksamhet. Vid riskbedömning ska arbetsgivare identifiera arbetsplatsens faror och sedan bedöma de risker som de orsakar till arbetstagarnas hälsa och säkerhet.
• Arbetarskyddets och företagshälsovårdens experter stöder arbetsgivaren i riskbedömningen. 
• Som risker inom distansarbete betonas särskilt fysisk och psykisk belastning och olycksfallsrisker.
• Arbetstagarnas erfarenheter av belastningsfaktorer förknippade med distansarbete kan även utredas med enkäter som riktas till arbetstagarna. Enkäternas resultat hjälper med bedömningen av distansarbetets risker. 
  se Regionförvaltningsverkets enkät: Arbetets psykosociala belastningsfaktorer
  se SHM: Arbetsboken Riskien arviointi työpaikalla
• Arbetsgivaren kan uppmuntra arbetstagarna att kartlägga riskerna i arbetsmiljön under distansarbetet, till exempel på samma sätt som de bedöms på arbetsplatsen (bland annat utrymningsvägar och olycksfallsrisker).
• Ersättningen från arbetsgivarens obligatoriska försäkring för arbetsolycksfall och yrkessjukdom är mer begränsad för olycksfall vid distansarbete än för olycksfall på den egentliga arbetsplatsen. På grund av detta kan arbetsgivaren skaffa tilläggsskydd med en frivillig personförsäkring. Då lönar det sig att reda ut hur täckande försäkringsskyddet är. Se Olycksfallsförsäkringscentralens blogginlägg (på finska).
• OBS. Under coronatiden ska arbetsgivaren beakta regionala rekommendationer och begränsningar i riskbedömningen. Rekommendation om distansarbete är i kraft i områden med mycket hög risk för spridning.
  (Se SHM:s och FM:s meddelande 2.12.2021 :  Enligt regeringens rekommendation ska distansarbete fortsätta i områden med samhällsspridning tills vidare) 

 Mer information viestinta@ttl.fi.

Arbetshälsoinstitutets anvisningar har uppgjorts i samarbete med Social- och hälsovårdsministeriet (SHM) och Institutet för hälsa och välfärd (THL). Vi följer också med Världshälsoorganisationens (WHO) och den europeiska smittskyddsmyndighetens (ECDC) publikationer.

Den europeiska smittskyddsmyndighetens (ECDC) COVID-19-webbplats

Världshälsoorganisationens (WHO) coronavirus-webbplats