Etätyöpäivävinkkejä työnantajalle ja työntekijälle

Julkaistu teemassa Vuorovaikutus ja neuvottelu etäyhteydellä

22. huhtikuuta 2020

Etätyö tarjoaa keskittymisrauhaa, helpottaa työn ja perhe-elämän yhdistämistä ja mahdollistaa työskentelyn poikkeusoloissa. Etätyöntekijänkin kannattaa pitää taukoja ja varoa työpäivien venymistä.

Työterveyslaitoksen vanhempi tutkija Virpi Ruohomäki on tutkinut vuosia muuttuvaa tietotyötä, monipaikkaista työtä sekä uudistuvia työympäristöjä, kuten monitilatoimistoja, terveydenhuollon tiloja ja oppimisympäristöjä.

Koronavirustilanteen alla hän antoi vinkkejä työntekijälle ja työnantajalle etätyöpäiviä varten.

Etätyöllä tarkoitetaan työnantajan kanssa sovittua työnteon mallia, jossa työ tehdään joko osin kotona tai sitten työnantajan eri toimipisteissä, työkohteissa, asiakkaan luona, yhteisöllisissä työtiloissa tai matkoilla.

Etätyö on kiinteästä työpaikasta ja työajasta riippumatonta työtä, joka sisältää kolme elementtiä: ajallisen jouston, jouston työn tekemisen paikassa sekä tekniset välineet, joilla työ toteutetaan ja joiden avulla ollaan yhteydessä muihin.

Työnantaja

Selvitä, ketkä haluavat tehdä etätyötä.
Varmista etukäteen, että työntekijöillä on riittävät teknologiset välineet ja valmiudet etätyön tekemiseen.
Jos käytätte virtuaalisia viestintätapoja tai kokouksia (esimerkiksi Skype, Teams), tutustu tekniikkaan jo etukäteen esimerkiksi tiimikokouksessa.

Työntekijä

Valmistaudu etätyöpäivään samalla tavoin kuin mihin tahansa työpäivään. Pane työvälineet kuntoon edellisenä iltana ja tarkista seuraavan päivän aikataulut.
Ilmoita tiimillesi ja esimiehellesi etukäteen, että työskentelet etänä.
Varmista etukäteen, että voit käyttää kotoa kaikkia työsi kannalta olennaisia tietoja.
Varmista, että olet tavoitettavissa puhelimitse tai sähköpostitse. Etätyöpäivänä ei tarvitse olla eristyksissä toimistosta. Ideaalitapauksessa työskentelypaikkasi ei vaikuta työtovereidesi työhön.
Huolehdi siitä, että kotona tai etätyöpaikassasi on riittävän rauhallista.
Mieti, missä haluat työskennellä, tunnet olosi mukavimmaksi ja pystyt keskittymään parhaiten.
Selvitä itsellesi, mitä haluat saada aikaan etätyöpäiväsi aikana. Laadi itsellesi tehtäväluettelo ja seuraa sen perusteella, kuinka tehokkaasti työskentelet.
Pidä taukoja aivan kuin toimistossakin. Väsyessäsi liiku. Pidä ruokatunti.
Ole aloitteellinen. Ilmoita esimiehellesi ja ryhmäsi työtovereille, mitä teet ja miten edistyt.

Kymmenen vinkkiä etäkokouksiin

Puhuttele toisia tavallista enemmän nimillä. Etäkokouksissa tarvitaan enemmän vuorovaikutusta, jotta osallistujien välille muodostuu yhteys.
Älä unohda etäosallistujia. Kysymyskierros toimii virtuaalitilassa paremmin, kun puhuttelet osallistujia selkeästi.
Käytä videoita, jos kaistanleveys sallii.
Jos osallistut neuvottelupuheluun tai etäkokoukseen matkalla, käytä vaimennustilaa. Poista vaimennus kuitenkin aika ajoin käytöstä ja anna itsestäsi elonmerkkejä, jotta kaikki tietävät, että kuuntelet aktiivisesti.
Käytä Vaimenna kaikki muut -painiketta, jos linjalla on liikaa taustamelua.
Anna osallistujille aikaa vastata. Virtuaalitilassa reaktioaika on hieman normaalia pidempi.
Tue etäkokousta samalla tavoin kuin mitä tahansa hyvää esitystä. Kuvat havainnollistavat ja auttavat osallistujia keskittymään.
Käytä virtuaalista fläppitaulua. Kirjoita aivoriihen merkinnät siten, että kaikki näkevät ne.
Ole läsnä etäkokouksessa, sillä houkutus tehdä samalla jotain muuta on suuri.
Aseta selkeät tavoitteet ja laadi jokaiselle kokoukselle asialista, jotta kokoukseen kuluva aika voidaan käyttää tehokkaasti hyväksi.

Etätyön hyödyt työntekijälle

Työajan joustavuus ja rytmittäminen omien tarpeiden mukaan
Työrauha ja keskittyminen
Työtyytyväisyyden ja työtehon paraneminen
Ajan ja rahan säästöt työmatkoissa
Työn ja perhe-elämän joustavampi yhteensovittaminen
Mahdollisuus valita asuinpaikka muilla perusteilla kuin työn sijaintipaikan perusteella
Työnteolle tarkoituksenmukaisen paikan valinta
Osatyökykyisten mahdollisuudet osallistua työelämään
Mahdollistaa työskentelyn poikkeustilanteissa (esimerkiksi liikenne-este, säätila, epidemia)